Wszczęcie kontroli podatkowej - jak się przygotować?

Trudno przy takim zaangażowaniu ze strony aparatu skarbowego nie starać się przygotować na potencjalną kontrolę. Ten aspekt jest w zasadzie najbardziej istotny dla każdego podmiotu. Wskazana jest zatem bieżąca analiza istniejących procesów kontrolnych i wdrożenie procedury należytej staranności. Ponadto warto gromadzić dokumentację, która pozwoli na obronę wybranej strategii. Dokumentacja ta powinna znajdować się „pod ręką” w jednym miejscu i zanim zostanie udostępniona urzędnikom skarbowym powinna być jeszcze raz przeanalizowana przez doradcę podatkowego.

Zaczynając jednak od początku: do spółki dzwoni urzędnik w celu umówienia się na wizytę i wręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (abstrahuję w tym przypadku od kontroli, które odbywają się bez zawiadomienia). Pierwsza podstawowa informacja, jaka jest ważna, to z jakiego organu podatkowego dzwoni do nas urząd. O ile bowiem jest mało prawdopodobne, że przez telefon uzyskamy informację, czego dotyczy kontrola, to informacja, kto ją prowadzi, pozwala nam na ocenę, czy poruszamy się w obrębie wyłącznie przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa i chodzi o kontrolę, która kończy się przekazaniem protokołu kontroli, czy też mamy do czynienia ze zdecydowanie poważniejszą kontrolą celno-skarbową.

Zalecana jest już na tym etapie asysta doradcy podatkowego.

Co do zasady kontrolę zwykłą wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jest to istotne, gdyż przychodząc do podatnika z upoważnieniem o wszczęciu kontroli podatkowej, urzędnik zadaje na odpowiednim formularzu pytanie, czy może rozpocząć kontrolę wcześniej. Oczywiście nie należy się na to godzić.

WAŻNE!
Jeśli podatnik ma możliwość odroczenia kontroli, to powinien z tego skorzystać, żeby lepiej się przygotować.

Jeśli mamy możliwość odroczenia kontroli, robimy to i przygotowujemy się na nią.

Przygotowanie do kontroli podatkowej – rada 1

Przede wszystkim wyznaczamy zespół, który będzie się kontaktował z urzędnikami. Wszystkich innych pracowników informujemy, że nie mają upoważnienia do odpowiadania na jakiekolwiek pytania ustnie czy pisemnie (chyba że zostaną wezwani w formie pisemnej do złożenia wyjaśnień). Inni pracownicy nie są w takim przypadku upoważnieni do przekazywania jakichkolwiek dokumentów urzędnikom. W czasie oczekiwania na wszczęcie kontroli podatkowej albo samodzielnie, albo przy asyście doradcy podatkowego sprawdzamy możliwe nieprawidłowości, które mogą mieć miejsce – przykładowo porównujemy wartość sprzedaży z rejestrów VAT z wartością przychodów, która widnieje w sprawozdaniu finansowym. Przede wszystkim jednak sprawdzamy, czy nasze procedury kontrolne/należytej staranności działały odpowiednio, sprawdzamy możliwości generowania plików JPK_KR, JPK_FA, JPK_MAG itd.

Przygotowanie do kontroli podatkowej – rada 2

W okresie oczekiwania na wszczęcie kontroli podatkowej sprawdzamy, czy nie mamy przygotowanych korekt deklaracji i zeznań, które przez przeoczenie nie zostały jeszcze wysłane do urzędu skarbowego. Trzeba bowiem pamiętać, że uprawnienie do skorygowania deklaracji ulega zawieszeniu na czas trwania kontroli podatkowej – w zakresie objętym kontrolą, i przysługuje nadal po jej zakończeniu. Warto jednak złożyć korektę (przede wszystkim w zakresie VAT) nawet już po wszczęciu kontroli. Z mocy prawa będzie ona nieskuteczna. Niemniej z jednej strony ułatwi kontrolę i ewentualnie późniejsze złożenie korekty, jeśli wnioski organu pokryją się z wnioskami kontrolowanego. Z drugiej strony takie złożenie korekty pokaże, że podatnik jest skory do współpracy. Może mieć to kolosalne znaczenie przy wymierzaniu podatnikowi tzw. dodatkowego zobowiązania w podatku VAT.

W przypadku kontroli celno-skarbowej sytuacja jest trudniejsza. Wszczęcie kontroli celno-skarbowej następuje z urzędu, na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej. Kontrolowanemu przysługuje w terminie 14 dni od dnia doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej uprawnienie do skorygowania deklaracji w zakresie objętym tą kontrolą. W tym krótkim czasie częstokroć dochodzi do negocjacji z urzędnikami. Wskazują oni np., że uważają, iż podatnik nie wykazał całej wartości dostaw w JPK lub że nie przysługiwało mu zwolnienie od poboru podatku u źródła albo że dokumentacja cen transferowych budzi wątpliwości.

W zależności od sytuacji należy rozważyć, czy wątpliwości urzędników mają podstawy, czy też są próbą uzyskania szybkiego „pozytywnego” wyniku kontroli podatkowej przy jak najmniejszym wysiłku ze strony urzędników. W tym drugim przypadku trzeba natomiast ustalić, czy to, co budzi wątpliwości urzędników na pierwszy rzut oka, pozwoli uniknąć długiej kontroli i ewentualnie ujawnienia większych nieprawidłowości. Zawsze także trzeba mieć na względzie potencjalną odpowiedzialność karną skarbową właściciela firmy, członków zarządu czy księgowego.

Przygotowanie do kontroli podatkowej – rada 3

Ostatnia rada, którą warto mieć w pamięci: od samego początku kontroli podatkowej należy trzymać się ściśle zasady pisemności. Jest to jedna z podstawowych zasad ogólnych postępowań i kontroli podatkowych. Błędem jest przygotowywanie i przekazywanie jakichkolwiek dokumentów bez pisemnego żądania ze strony organu podatkowego.

Błędem jest też swobodne rozmawianie przez pracowników podatnika z urzędnikami i składanie w ten sposób jakichkolwiek wyjaśnień. Wyjątkiem są negocjacje z urzędnikami urzędu celno-skarbowego dotyczące zakresu potencjalnej korekty. W pozostałym zakresie, niezależnie od sytuacji i presji ze strony urzędu, trzeba prosić o pisemne wezwanie (choćby mailem), co jest potrzebne. Można w przypadku oporu urzędniczego powoływać się na konieczność przedstawienia tych informacji księgowemu lub pracownikom i obawę, że przeinaczy się słowa kontrolującego. Należy także weryfikować, czy przy okazji kontroli VAT za wrzesień 2019 r. kontrolujący nie weryfikuje bez upoważnienia prawidłowości IFT, NIP i dokumentacji cen transferowych. W przypadku nieuzasadnionego rozszerzania zakresu kontroli warto prosić o wyjaśnienia urzędu, w jaki sposób dane pytanie np. o źródła finansowania łączy się z kontrolą zwrotu podatku VAT.

Podsumowując, okres następujący po telefonie z urzędu, który zapowiada możliwą kontrolę podatkową, jest okresem bardzo intensywnym. Czas ten należy wykorzystać jak najbardziej produktywnie. Jeśli jest to pierwsza kontrola u podatnika, a tym bardziej kontrola urzędu celno-skarbowego, należy skorzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, gdyż pozwoli to przede wszystkim na obniżenie poziomu stresu. Pełnomocnik taki zauważy również potencjalne błędy proceduralne, które mogą pozwolić na „zaoszczędzenie” czasem kilku do kilkunastu milionów złotych.

Artykuł pochodzi z książki:
Bezpieczna optymalizacja podatkowa - Poradnik Gazety Prawnej

Autor
Monika Bartosiewicz, doradca podatkowy, Associate Partner, (Rödl & Partner Warszawa)
Dziedziny:

• postępowania podatkowe oraz doradztwo w kwestiach karnoskarbowych
• podatek od towarów i usług
• podatki dochodowe, ze szczególnym uwzględnieniem prawa międzynarodowego
• ubezpieczenia społeczne.

Z Rödl & Partner w Polsce związana od 2013 r. Jest zaangażowana w:

• reprezentację przed organami skarbowymi oraz sądami administracyjnymi
• realizację kompleksowych projektów podatkowych
• bieżące doradztwo podatkowe dla polskich i zagranicznych klientów
• mapowanie wymagań prawnych i biznesowych związanych z podatkiem VAT oraz CIT na rozwiązania w systemach informatycznych.

Doradza w języku polskim, niemieckim i angielskim.