środa, 06 września 2023
Pixabay
Obecnie – dzięki różnorodnym metodom analizy danych – kontrole organów podatkowych są o wiele bardziej skonkretyzowane niż jeszcze kilka lat temu. Obserwujemy w ostatnim czasie wzmożone kontrole w podatku dochodowym za 2019 r. oraz kontrole podatku u źródła za ten sam rok. Organy podatkowe pojawiają się w firmach, posiadając już pewną wiedzę na temat danego podmiotu, jego otoczenia biznesowego, a także częstokroć na temat struktury właścicielskiej. Są nam znane przypadki, kiedy urzędnicy skarbowi przed wszczęciem kontroli przeanalizowali zagraniczne sprawozdania finansowe spółek matek polskich podatników w celu próby podważenia dokumentacji dotyczącej tzw. rzeczywistego właściciela.
Trudno przy takim zaangażowaniu ze strony aparatu skarbowego nie starać się przygotować na potencjalną kontrolę. Ten aspekt jest w zasadzie najbardziej istotny dla każdego podmiotu. Wskazana jest zatem bieżąca analiza istniejących procesów kontrolnych i wdrożenie procedury należytej staranności. Ponadto warto gromadzić dokumentację, która pozwoli na obronę wybranej strategii. Dokumentacja ta powinna znajdować się „pod ręką” w jednym miejscu i zanim zostanie udostępniona urzędnikom skarbowym powinna być jeszcze raz przeanalizowana przez doradcę podatkowego.
Zaczynając jednak od początku: do spółki dzwoni urzędnik w celu umówienia się na wizytę i wręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (abstrahuję w tym przypadku od kontroli, które odbywają się bez zawiadomienia). Pierwsza podstawowa informacja, jaka jest ważna, to z jakiego organu podatkowego dzwoni do nas urząd. O ile bowiem jest mało prawdopodobne, że przez telefon uzyskamy informację, czego dotyczy kontrola, to informacja, kto ją prowadzi, pozwala nam na ocenę, czy poruszamy się w obrębie wyłącznie przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa i chodzi o kontrolę, która kończy się przekazaniem protokołu kontroli, czy też mamy do czynienia ze zdecydowanie poważniejszą kontrolą celno-skarbową.
Zalecana jest już na tym etapie asysta doradcy podatkowego.
Co do zasady kontrolę zwykłą wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jest to istotne, gdyż przychodząc do podatnika z upoważnieniem o wszczęciu kontroli podatkowej, urzędnik zadaje na odpowiednim formularzu pytanie, czy może rozpocząć kontrolę wcześniej. Oczywiście nie należy się na to godzić.
WAŻNE!
Jeśli podatnik ma możliwość odroczenia kontroli, to powinien z tego skorzystać, żeby lepiej się przygotować.
Jeśli mamy możliwość odroczenia kontroli, robimy to i przygotowujemy się na nią.
Przygotowanie do kontroli podatkowej – rada 1
Przede wszystkim wyznaczamy zespół, który będzie się kontaktował z urzędnikami. Wszystkich innych pracowników informujemy, że nie mają upoważnienia do odpowiadania na jakiekolwiek pytania ustnie czy pisemnie (chyba że zostaną wezwani w formie pisemnej do złożenia wyjaśnień). Inni pracownicy nie są w takim przypadku upoważnieni do przekazywania jakichkolwiek dokumentów urzędnikom. W czasie oczekiwania na wszczęcie kontroli podatkowej albo samodzielnie, albo przy asyście doradcy podatkowego sprawdzamy możliwe nieprawidłowości, które mogą mieć miejsce – przykładowo porównujemy wartość sprzedaży z rejestrów VAT z wartością przychodów, która widnieje w sprawozdaniu finansowym. Przede wszystkim jednak sprawdzamy, czy nasze procedury kontrolne/należytej staranności działały odpowiednio, sprawdzamy możliwości generowania plików JPK_KR, JPK_FA, JPK_MAG itd.
Przygotowanie do kontroli podatkowej – rada 2
W okresie oczekiwania na wszczęcie kontroli podatkowej sprawdzamy, czy nie mamy przygotowanych korekt deklaracji i zeznań, które przez przeoczenie nie zostały jeszcze wysłane do urzędu skarbowego. Trzeba bowiem pamiętać, że uprawnienie do skorygowania deklaracji ulega zawieszeniu na czas trwania kontroli podatkowej – w zakresie objętym kontrolą, i przysługuje nadal po jej zakończeniu. Warto jednak złożyć korektę (przede wszystkim w zakresie VAT) nawet już po wszczęciu kontroli. Z mocy prawa będzie ona nieskuteczna. Niemniej z jednej strony ułatwi kontrolę i ewentualnie późniejsze złożenie korekty, jeśli wnioski organu pokryją się z wnioskami kontrolowanego. Z drugiej strony takie złożenie korekty pokaże, że podatnik jest skory do współpracy. Może mieć to kolosalne znaczenie przy wymierzaniu podatnikowi tzw. dodatkowego zobowiązania w podatku VAT.
W przypadku kontroli celno-skarbowej sytuacja jest trudniejsza. Wszczęcie kontroli celno-skarbowej następuje z urzędu, na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej. Kontrolowanemu przysługuje w terminie 14 dni od dnia doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej uprawnienie do skorygowania deklaracji w zakresie objętym tą kontrolą. W tym krótkim czasie częstokroć dochodzi do negocjacji z urzędnikami. Wskazują oni np., że uważają, iż podatnik nie wykazał całej wartości dostaw w JPK lub że nie przysługiwało mu zwolnienie od poboru podatku u źródła albo że dokumentacja cen transferowych budzi wątpliwości.
W zależności od sytuacji należy rozważyć, czy wątpliwości urzędników mają podstawy, czy też są próbą uzyskania szybkiego „pozytywnego” wyniku kontroli podatkowej przy jak najmniejszym wysiłku ze strony urzędników. W tym drugim przypadku trzeba natomiast ustalić, czy to, co budzi wątpliwości urzędników na pierwszy rzut oka, pozwoli uniknąć długiej kontroli i ewentualnie ujawnienia większych nieprawidłowości. Zawsze także trzeba mieć na względzie potencjalną odpowiedzialność karną skarbową właściciela firmy, członków zarządu czy księgowego.
Przygotowanie do kontroli podatkowej – rada 3
Ostatnia rada, którą warto mieć w pamięci: od samego początku kontroli podatkowej należy trzymać się ściśle zasady pisemności. Jest to jedna z podstawowych zasad ogólnych postępowań i kontroli podatkowych. Błędem jest przygotowywanie i przekazywanie jakichkolwiek dokumentów bez pisemnego żądania ze strony organu podatkowego.
Błędem jest też swobodne rozmawianie przez pracowników podatnika z urzędnikami i składanie w ten sposób jakichkolwiek wyjaśnień. Wyjątkiem są negocjacje z urzędnikami urzędu celno-skarbowego dotyczące zakresu potencjalnej korekty. W pozostałym zakresie, niezależnie od sytuacji i presji ze strony urzędu, trzeba prosić o pisemne wezwanie (choćby mailem), co jest potrzebne. Można w przypadku oporu urzędniczego powoływać się na konieczność przedstawienia tych informacji księgowemu lub pracownikom i obawę, że przeinaczy się słowa kontrolującego. Należy także weryfikować, czy przy okazji kontroli VAT za wrzesień 2019 r. kontrolujący nie weryfikuje bez upoważnienia prawidłowości IFT, NIP i dokumentacji cen transferowych. W przypadku nieuzasadnionego rozszerzania zakresu kontroli warto prosić o wyjaśnienia urzędu, w jaki sposób dane pytanie np. o źródła finansowania łączy się z kontrolą zwrotu podatku VAT.
Podsumowując, okres następujący po telefonie z urzędu, który zapowiada możliwą kontrolę podatkową, jest okresem bardzo intensywnym. Czas ten należy wykorzystać jak najbardziej produktywnie. Jeśli jest to pierwsza kontrola u podatnika, a tym bardziej kontrola urzędu celno-skarbowego, należy skorzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, gdyż pozwoli to przede wszystkim na obniżenie poziomu stresu. Pełnomocnik taki zauważy również potencjalne błędy proceduralne, które mogą pozwolić na „zaoszczędzenie” czasem kilku do kilkunastu milionów złotych.
![](https://sklep.infor.pl/okladki/37/88/18/378818mega.png)
Artykuł pochodzi z książki:
Bezpieczna optymalizacja podatkowa - Poradnik Gazety Prawnej
Autor
Monika Bartosiewicz, doradca podatkowy, Associate Partner, (Rödl & Partner Warszawa)
Dziedziny:
- postępowania podatkowe oraz doradztwo w kwestiach karnoskarbowych
- podatek od towarów i usług
- podatki dochodowe, ze szczególnym uwzględnieniem prawa międzynarodowego
- ubezpieczenia społeczne.
Z Rödl & Partner w Polsce związana od 2013 r. Jest zaangażowana w:
- reprezentację przed organami skarbowymi oraz sądami administracyjnymi
- realizację kompleksowych projektów podatkowych
- bieżące doradztwo podatkowe dla polskich i zagranicznych klientów
- mapowanie wymagań prawnych i biznesowych związanych z podatkiem VAT oraz CIT na rozwiązania w systemach informatycznych.
Doradza w języku polskim, niemieckim i angielskim.