poniedziałek, 09 marca 2026
Pixabay
Jednym z kluczowych zagadnień związanych z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur jest prawidłowe ustalenie daty wystawienia faktury. W systemie KSeF pojęcie to nie ma teoretycznie jednego, uniwersalnego przepisu, lecz jego rozumienie uzależnione jest od trybu wystawienia faktury, w jakim podatnik działa.
W trybie online, który stanowi podstawowy i domyślny sposób wystawiania faktur w KSeF, datą wystawienia faktury jest dzień jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że data wskazana przez podatnika manualnie (w polu P1 schemy) musi być zgodna z faktyczną datą wysłania faktury do systemu. Jeżeli te daty nie są tożsame, faktura – niezależnie od intencji podatnika – przestaje być fakturą wystawioną w trybie online i zostaje zakwalifikowana jako faktura wystawiona w trybie offline24. W konsekwencji data przesłania do KSeF pełni w trybie online funkcję rozstrzygającą i determinuje moment formalnego wystawienia faktury.
Data wystawienia faktury w KSeF w trybie offline – jakie zasady?
Odmiennie ukształtowana jest data wystawienia faktury w trybach offline, obejmujących tryb awarii zwykłej, jak i tryb niedostępności, a także tryb offline24. We wszystkich tych przypadkach ustawodawca przyjmuje jednolitą zasadę, zgodnie z którą datą wystawienia faktury jest data wskazana przez podatnika na fakturze, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Data ta nie jest zatem uzależniona od momentu przesłania faktury do KSeF ani od chwili nadania jej numeru identyfikującego w systemie czy daty jej wytworzenia. Rozróżnienie to ma istotne znaczenie praktyczne.
W trybach offline podatnik może wystawić fakturę w określonym dniu, a następnie – w ustawowo przewidzianym terminie – przesłać ją do KSeF w celu nadania numeru identyfikującego. Samo przesłanie faktury do systemu nie wpływa już na datę jej wystawienia, którą pozostaje data „ręczna”, zadeklarowana przez podatnika na fakturze. Jak jednak się nad tym zastanowimy, to skoro w przypadku awarii zwykłej, niedostępności systemu czy offline24 datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika w polu P1, a w przypadku trybu online data w polu P1 ma być zbieżna z datą przesłania faktury do KSeF, to finalnie okaże się, że w każdym z tych przypadków datą wystawienia będzie data wskazana przez podatnika w polu P1.
Data wystawienia faktury w KSeF a data jej otrzymania przez nabywcę
Należy przy tym podkreślić, że data wystawienia faktury w KSeF nie zawsze pokrywa się z datą jej otrzymania przez nabywcę. W trybie online faktura uznawana jest za otrzymaną z chwilą nadania jej numeru KSeF, natomiast w trybach offline – co do zasady – z chwilą jej faktycznego otrzymania przez nabywcę, chyba że przepisy przewidują inne rozwiązanie. Rozróżnienie tych dat ma znaczenie m.in. dla momentu ujęcia faktury w ewidencjach podatkowych po stronie nabywcy. W rezultacie data wystawienia faktury w KSeF przestaje być jedynie formalnym elementem dokumentu, a staje się kluczowym parametrem systemowym, który wpływa na sposób funkcjonowania faktury w obrocie prawnym i podatkowym.
WAŻNE!
Świadome zarządzanie datą wystawienia faktury w KSeF – w szczególności w relacji do daty przesłania faktury do KSeF – jest jednym z najważniejszych obowiązków podatnika w systemie e-fakturowania.
Data sprzedaży a powstanie obowiązku podatkowego
Z kolei potocznie nazywana data sprzedaży, czyli data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jest jednym z podstawowych pojęć funkcjonujących w systemie podatku od towarów i usług, choć – co istotne – nie została zdefiniowana wprost w ustawie o VAT jako odrębna definicja legalna. Jej znaczenie wynika jednak w sposób pośredni z przepisów regulujących moment powstania obowiązku podatkowego oraz z zakresu danych, jakie powinna zawierać faktura.
Zgodnie z art. 19a ustawy o VAT obowiązek podatkowy, co do zasady, powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. To właśnie ten moment – czyli faktyczne spełnienie świadczenia – jest w praktyce utożsamiany z datą sprzedaży. W przypadku dostawy towarów będzie to zatem dzień, w którym nastąpiło przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel, natomiast przy świadczeniu usług – dzień wykonania usługi albo zakończenia jej realizacji. Znaczenie daty sprzedaży zostało dodatkowo potwierdzone w art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT. Wskazuje on, że faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. W praktyce właśnie ta data jest ujmowana na fakturze jako data sprzedaży.
WAŻNE!
Data sprzedaży nie jest tożsama z datą wystawienia faktury.
Warto podkreślić, że data sprzedaży nie jest tożsama z datą wystawienia faktury i pełni odmienną funkcję prawnopodatkową. Data sprzedaży odnosi się do zdarzenia gospodarczego – rzeczywistego wykonania czynności opodatkowanej – natomiast data wystawienia faktury odnosi się do momentu sporządzenia dokumentu potwierdzającego to zdarzenie. Są to zatem dwie różne daty, które mogą – lecz nie muszą – przypadać na ten sam dzień. Różnica ta ma szczególne znaczenie w sytuacjach, gdy faktura wystawiana jest po dokonaniu sprzedaży, co w praktyce jest regułą, a nie wyjątkiem.
Przykładowo dostawa towaru może zostać zrealizowana ostatniego dnia miesiąca, natomiast faktura – zgodnie z art. 106i ustawy o VAT – wystawiona dopiero do 15. dnia miesiąca następnego. W takim przypadku data sprzedaży przypada na miesiąc wcześniejszy niż data wystawienia faktury, co bezpośrednio wpływa na okres rozliczeniowy VAT.
Data sprzedaży ma kluczowe znaczenie dla ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego, a w konsekwencji dla określenia właściwego okresu rozliczeniowego, w którym sprzedaż powinna zostać wykazana w ewidencji VAT.
Data wystawienia faktury, choć istotna z punktu widzenia formalnego, nie decyduje co do zasady o tym, kiedy podatek należny staje się wymagalny, chyba że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej wystawienia, jak wskazuje np. art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT. W systemie KSeF rozróżnienie to nabiera dodatkowego znaczenia. Data wystawienia faktury może być uzależniona od trybu jej wystawienia (online, offline), podczas gdy data sprzedaży pozostaje niezmienna i wynika wyłącznie z momentu dokonania czynności opodatkowanej.
Podsumowując, data sprzedaży jest datą materialną, odnoszącą się do rzeczywistego wykonania dostawy towarów lub świadczenia usług, natomiast data wystawienia faktury ma charakter formalny i dokumentacyjny. Ich rozróżnienie jest niezbędne dla prawidłowego stosowania przepisów ustawy o VAT, zarówno w klasycznym modelu fakturowania, jak i w realiach obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.
Artykuł pochodzi z książki:
KSeF. Zasady wystawiania faktur
Autorka
Patrycja Kubiesa
Doradca podatkowy, szkoleniowiec, autorka licznych publikacji książkowych, artykułów.