Dobrowolność e-fakturowania konsumentów i wystawienie e-faktury bez NIP – co warto wiedzieć o fakturze konsumenckiej w KSeF?

Sprzedaż taka standardowo podlega fiskalizacji i jest dokumentowana paragonem fiskalnym (z kasy rejestrującej). Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby sprzedaż tę udokumentować również fakturą VAT (zwyczajowo wystawianą do wspomnianego paragonu i podlegającą oznaczeniu w JPK_VAT znacznikiem „FP”).

Faktura taka nie musi być wystawiana w postaci e-faktury. Przedsiębiorcy będą tutaj mieli pełną dowolność i sami będą decydować, czy faktury konsumenckie będą wystawiać w formie ustrukturyzowanej (w KSeF), czy też w formie dotychczasowej – papierowej lub elektronicznej (poza KSeF). Przy czym, w zależności o profilu działalności wskazane jest odpowiednie przygotowanie się na taką okoliczność i weryfikacja, czy na pewno mamy do czynienia z konsumentem.

Generalnie przyjąć należy, że jeśli nabywca nie poda sprzedawcy NIP, ten będzie mógł go uznawać za konsumenta. Omyłkowy brak podania NIP może więc przyczynić się do wadliwego sposobu udokumentowania transakcji przez sprzedawcę, który uznając nabywcę za konsumenta skorzysta z prawa do wystawienia faktury w wersji papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF. Stąd też fakturując na dużą skalę zarówno konsumentów, jak i przedsiębiorców (np. w hotelu lub na platformie internetowej), warto rozważyć, czy automatycznie nie korzystać z dobrowolności e-fakturowania, względnie rozważyć proces weryfikacji klienta i wymuszenia na nim podawania numeru NIP (np. analogicznie jak miało to miejsce w przypadku wymogu podania NIP do paragonu, jeśli nabywca chciał otrzymać fakturę).

UWAGA
Podmiot posiadający NIP jest zobowiązany do jego podania przy realizacji transakcji celem jego ujęcia w treści faktury. Jeśli NIP nie zostanie podany, wystawca faktury będzie miał prawo przyjąć, iż ma do czynienia z konsumentem i wedle wyboru będzie mógł wystawić fakturę poza KSeF (na zasadach dotychczasowych).

Błędna identyfikacja nabywcy naraża więc przedsiębiorcę na wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi. Późniejsze podanie NIP przez nabywcę skutkować powinno skorygowaniem uprzedniej faktury wystawionej poza systemem i jej wystawienie na nowo w formie ustrukturyzowanej. Brak podjęcia takiego działania lub późne działanie (np. po dwóch miesiącach) skutkować będzie narażeniem wystawcy faktury na kary pieniężne z tytułu braku wystawienia e-faktury lub braku dochowania terminów na przesłanie e-faktury do KSeF.

Kary w tym zakresie mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Artykuł pochodzi z książki:
KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia

Autorzy
Kajetan Kubicz
Adwokat, Partner Kancelarii LTCA, ekspert z zakresu VAT. Specjalizuje się w doradztwie na rzecz Klientów działających w branży budowlanej, transportowej, produkcyjnej oraz handlowej. Doświadczony doradca, audytor podatkowy oraz wykładowca szkoleniowy. Obecnie kieruje zespołem wdrożeniowym KSeF, z sukcesami prowadzi projekty związane z doradztwem i implementacją rozwiązań podatkowo-prawnych dotyczących e-fakturowania.

Łukasz Krasowski
Doradca podatkowy, radca prawny LTCA, ekspert z zakresu podatku VAT. Specjalizuje się w podatku VAT, jest doświadczonym audytorem podatkowym i wykładowcą. Obecnie uczestniczy w bieżących projektach dedykowanych wsparciu przedsiębiorców w planowaniu i implementacji rozwiązań dotyczących obowiązkowego e-fakturowania w KSeF.