Jakie są zasady udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego?

Przyczyny powodujące niemożność wykorzystania w całości urlopu wypoczynkowego w roku nabycia do niego prawa są zróżnicowane. Najbardziej typową sytuacją, która powoduje obowiązkowe przesunięcie urlopu, jest czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby. Do przyczyn, które mogą powodować niemożność wykorzystania urlopu w danym roku kalendarzowym, zalicza się również m.in. odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, jak również powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy. Są to obligatoryjne przyczyny przesunięcia urlopu. Przesunięcie to może mieć oczywiście miejsce w ramach bieżącego roku kalendarzowego – wówczas nie ma mowy o powstaniu urlopu zaległego, może również dotyczyć okresu przyszłorocznego – wówczas urlop zaległy siłą rzeczy powstanie.

Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie urlopu zaległego najpóźniej do końca września kolejnego roku.

Powyższa, wydawałoby się prosta, zasada może w praktyce wywoływać wątpliwości. Powstaje bowiem pytanie – czy obowiązek udzielenia urlopu zaległego do 30 września oznacza, że pracownik powinien urlop zaległy do końca września wykorzystać?

Czy może obowiązkiem pracodawcy jest wyłącznie akceptacja do końca września propozycji urlopowej w zakresie wykorzystania urlopu zaległego, a pracownik będzie mógł ten urlop wykorzystać w miesiącach kolejnych?

Odnosząc się do powyższych wątpliwości należy przyjąć, że wypełnienie obowiązku udzielania urlopu zaległego do 30 września oznacza takie zorganizowanie pracy, aby pracownik mógł najpóźniej w ostatnim dniu września rozpocząć korzystanie z urlopu zaległego. Z przepisów nie wynika wymóg wykorzystania całego urlopu zaległego do końca września. Pracodawca nie postąpi jednak w sposób prawidłowy, gdy 30 września zaakceptuje wniosek urlopowy w sprawie wykorzystania urlopu zaległego, a faktycznie termin wykorzystania urlopu przypadnie przykładowo pod koniec października lub w listopadzie.

WAŻNE!
Najpóźniej 30 września następnego roku kalendarzowego pracownik powinien rozpocząć korzystanie z zaległego urlopu wypoczynkowego.

Wystąpienie urlopu zaległego może powodować wątpliwości w zakresie sposobu jego udzielania. Pojawia się pytanie – czy urlop taki powinien być planowany razem z nabywanym od 1 stycznia każdego roku nowym urlopem wypoczynkowym? Przepisy nie rozstrzygają powyższej wątpliwości.

Uwzględniając jednak brak szczególnych zasad w zakresie udzielania urlopu zaległego (z wyjątkiem dopuszczalnego granicznego terminu jego udzielania) należy uznać, że urlop zaległy powinien być udzielany na podstawie planu urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem, w sytuacji gdy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu.

Umieszczając urlop zaległy w planie urlopów należy pamiętać, że termin jego wykorzystania powinien być tak ustalony, aby jego udzielenie nastąpiło do 30 września.

W praktyce może powstać wątpliwość w zakresie dopuszczalności podziału urlopu zaległego na części. Wątpliwość ta wynika z faktu, że w typowych przypadkach urlop zaległy nie jest pełną pulą dni urlopu z roku poprzedniego. Urlop zaległy to z reguły pojedyncze dni, lecz nie można wykluczyć ich większej liczby, co może wynikać z przyczyny uniemożliwiającej wykorzystanie urlopu w roku bieżącym, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Uwzględniając brak specyficznych zasad dotyczących podziału urlopu zaległego na części można uznać, że urlop taki jak najbardziej może być podzielony na części na takich samych zasadach jak urlop bieżący. Z oczywistych względów trudno wymagać, aby podział urlopu zaległego uwzględniał 14 dni nieprzerwanego wypoczynku.

Dzieląc zaległy urlop wypoczynkowy na części należy pamiętać, aby ostatnia z części wynikających z podziału została udzielona w terminie do 30 września.

Wynikające z przepisów zobowiązanie pracodawcy do udzielenia urlopu zaległego najpóźniej do końca września nie oznacza, że w każdym przypadku powyższy obowiązek będzie mógł być zrealizowany. Tak jak w przypadku urlopu bieżącego, również termin wykorzystania urlopu zaległego będzie mógł być skorygowany. W przypadku urlopu zaległego należy pamiętać, że podstawą jego nieterminowego udzielenia nie może być wniosek pracownika ani szczególne potrzeby pracodawcy.

Nie można także mówić o udzieleniu i wykorzystaniu zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie wynikającym z Kodeksu pracy w przypadku wystąpienia obligatoryjnych przyczyn uzasadniających przesunięcie urlopu wypoczynkowego, o których była już mowa wyżej.

WAŻNE!
Zaległego urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.

Gdy bez względu na okoliczności doszło do nieudzielenia zaległego urlopu do końca września, należy uznać, że urlop zaległy nie przepada. Nie ma bowiem przepisów, które łączyłyby skutek w postaci przepadku prawa do zaległego urlopu z nieterminowym jego udzieleniem. Obowiązkiem pracodawcy jest wówczas zapewnienie, aby nieudzielony do końca września urlop zaległy został przez pracownika wykorzystany, jak tylko ustanie przyczyna, która spowodowała brak możliwości udzielenia urlopu zaległego zgodnie z przepisami.

Artykuł pochodzi z książki:
Urlopy wypoczynkowe. Udzielanie, ustalanie wymiaru i rozliczanie wynagrodzenia

Autorzy
Sebastian Kryczka
Ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od ponad 20 lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy. Jest autorem wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych.

Mariusz Pigulski
Ekspert i praktyk, zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej.