Faktury do paragonów a KSeF. Czy znowu czeka nas duże zamieszanie z dokumentowaniem małej sprzedaży?

Paragon czy faktura? A może paragon z NIP?

Choć minęło już kilka lat od wprowadzenia regulacji dotyczących uznawania paragonu z NIP nabywcy za fakturę uproszczoną, to w praktyce na tym tle nadal rodzi się wiele problemów. Przypomnijmy, że zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z przepisów ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, sprzedaż dokonywaną na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą należy dokumentować fakturą, a sprzedaż dokonywaną na rzecz konsumentów paragonem.

Od zasady tej istnieją oczywiście wyjątki spowodowane choćby tym, że nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek rejestrowania obrotu przy użyciu kasy fiskalnej, a więc nie zawsze dokonując sprzedaży na rzecz osoby fizycznej wystawi paragon. Co do zasady jednak B2B = faktura, a B2C = paragon. Jednak znów, obowiązek trzeba wypełnić, ale nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby zrobić więcej (i skomplikować sprawę) – przepisy nie zabraniają bowiem ani dodatkowego udokumentowania sprzedaży dokonywanej na rzecz firmy paragonem, ani wystawienia faktury do paragonu dla osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej. Jak oczywiście można się domyślać, w takich przypadkach trzeba jednak przestrzegać zasad określonych w przepisach, aby uniknąć wprowadzenia do obrotu dwóch dokumentów dotyczących tej samej transakcji.

Duże zamieszanie przy dokumentowaniu małej sprzedaży

Dlaczego to właśnie na tle dokumentowania tej małej sprzedaży rodzi się tak wiele problemów? Ma to zapewne związek z jej powszechnością, która nie zawsze idzie w parze z powszechną znajomością przepisów obowiązujących w tym zakresie. W wielu przypadkach chodzi o sytuacje, w których nabywca dokonuje zakupu, a dopiero później nachodzi go refleksja, że przecież poniesiony koszt powinien rozliczyć w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Zwraca się więc do sprzedawcy z prośbą o wystawienie do paragonu faktury. Niestety w tym momencie często powstaje problem.

Jak bowiem wynika z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Innymi słowy, taką fakturę można wystawić wyłącznie w przypadku, gdy na paragonie fiskalnym znajdzie się NIP nabywcy.

Tymczasem w praktyce, skoro nabywca nie pomyślał odpowiednio wcześnie o tym, że będzie chciał rozliczyć dokonywany zakup w kosztach firmowych, to zapewne nie podał przy zakupie swojego NIP, a w konsekwencji, faktury nie można wystawić. Dodatkowo, jeśli nawet zapobiegliwy nabywca podał podczas zakupu swój NIP, a paragon dotyczy sprzedaży do 450 złotych brutto, to pełni on rolę faktury uproszczonej, a sprzedawca nie chce wystawić do niego „zwykłej” faktury.

Oczywiście na tym tle powstaje znacznie więcej problemów, jednak pytanie, które jest najistotniejsze pod koniec 2025 roku jest takie, czy sytuacja nie skomplikuje się jeszcze bardziej po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF?

Faktury wystawiane do paragonów a KSeF

Wbrew intuicyjnym obawom, może okazać się, że wcale nie, bo zwyczajnie niewiele się zmieni. Przede wszystkim możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących oraz uznawania paragonów fiskalnych z NIP nabywcy za faktury uproszczone zostanie uchylona dopiero do 1 stycznia 2027 r. Oznacza to, że ustawodawca zapewnił podatnikom całkiem solidny okres przejściowy, w czasie którego podmioty zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogły nadal wystawiać paragony fiskalne uznawane za faktury uproszczone przy użyciu kas. W tym czasie paragony z NIP nabywcy dokumentujące sprzedaż o wartości do 450 zł oraz faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących będą bowiem wyłączone z obowiązku stosowania KSeF.

Dopiero od 1 stycznia 2027 roku wszystkie faktury, również te uproszczone, które wcześniej mogły mieć formę paragonu z NIP nabywcy, będą musiały być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane w KSeF. Oznacza to, że po 1 stycznia 2027 roku, nawet podczas dokonywania drobnych zakupów, sprzedawca nie wystawi już nabywcy faktury uproszczonej przy użyciu kasy, zamiast „normalnej” faktury. Nabywca, który będzie chciał otrzymać fakturę, będzie musiał podać sprzedawcy swój NIP, a ten będzie zobowiązany wystawić fakturę w KSeF. Oczywiście paragon w takiej sytuacji będzie mógł zostać wystawiony i nadal będzie musiał to być paragon zawierający NIP nabywcy, ale nie będzie on już pełnił funkcji faktury uproszczonej i na ogólnych zasadach po prostu pozostanie w dokumentacji sprzedawcy.

Podstawa prawna

art. 106b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775)

Autorka
Małgorzata Masłowska

Prawniczka, mediatorka, a od 1998 r. redaktorka specjalizująca się w tematyce prawa pracy i podatków, ze szczególnym uwzględnieniem tematyki samorządowej. Od 2017 r. związana z marką INFOR jako redaktorka i autorka artykułów publikowanych w papierowych czasopismach, publikacjach internetowych i internecie.