Jak dokumentować sprzedaż podlegającą VAT i zapisywać ją w JPK_V7?

Jakie są zasady dokumentowania sprzedaży?

Sposób dokumentowania sprzedaży zależy od tego, w jakim charakterze zakupów dokonuje kupujący. Jeśli kupujący nie zgłosi, że dokonuje zakupów firmowych, traktowany jest jak osoba prywatna. Ma to swoje konsekwencje. Nie może później zmienić zdania, gdyż grożą za to sankcje.

Jakie są zasady dokumentowania sprzedaży według ustawy o VAT?

Sprzedawca: czynny podatnik VAT, zwolniony z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej

• Kupujący zgłasza, że dokonuje zakupów firmowych: sprzedawca wystawia fakturę.
• Kupujący nie zgłasza, że dokonuje zakupów firmowych: sprzedawca wystawia fakturę na żądanie kupującego. Jeśli nie wystawi faktury, dokonuje zapisu w JPK_V7 na podstawie dokumentu wewnętrznego.

Sprzedawca: czynny podatnik VAT ewidencjonujący obrót na kasie fiskalnej

• Kupujący zgłasza, że dokonuje zakupów firmowych: sprzedawca może wystawić tylko fakturę. Gdy decyduje się, oprócz wystawienia faktury, na ewidencjonowanie obrotu na kasie, na paragonie musi być NIP kupującego.
• Kupujący nie zgłasza, że dokonuje zakupów firmowych: sprzedawca wydaje kupującemu para gon i wystawia na jego żądanie fakturę bez NIP kupującego, dokumentującą zakupy prywatne.

Sprzedawca: podatnik zwolniony z VAT i z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej

• Bez względu, czy kupujący zgłasza, że dokonuje zakupów firmowych, czy też nie zgłasza, sprzedawca wystawia fakturę na żądanie kupującego. Jeśli nie wystawi faktury, dokonuje zapisu w JPK_V7 na podstawie dokumentu wewnętrznego.

Sprzedawca: podatnik zwolniony z VAT ewidencjonujący obrót na kasie fiskalnej

• Kupujący zgłasza, że dokonuje zakupów firmowych: sprzedawca może wystawić tylko fakturę na żądanie kupującego. Gdy decyduje się, oprócz wystawienia faktury, na ewidencjonowanie obrotu na kasie, na paragonie musi być NIP kupującego.
• Kupujący nie zgłasza, że dokonuje zakupów firmowych: sprzedawca wydaje kupującemu paragon i wystawia na jego żądanie fakturę bez NIP kupującego, dokumentującą zakupy prywatne.

Jakie są zasady wymiany paragonów i biletów na faktury?

Kupujący, który otrzymał paragon, może wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury. Nie zawsze będzie możliwe wystawienie faktury na firmę.

Zasady wymiany paragonu na fakturę – czy sprzedawca może wystawić fakturę?

• Paragon z NIP kupującego do 450 zł – sprzedawca nie może wystawić faktury, gdyż paragon z NIP kupującego do 450 zł stanowi fakturę.
• Paragon z prawidłowym NIP kupującego powyżej 450 zł – sprzedawca wystawia fakturę.
• Paragon z nieprawidłowym NIP kupującego powyżej 450 zł – sprzedawca wystawia fakturę z błędnym numerem NIP. Następnie wystawia fakturę korygującą błędny NIP.
  
  UWAGA!
  Fakturą korygującą nie można uzupełnić numeru NIP albo zmienić go na NIP całkowicie innego podmiotu. Korygujemy tylko pomyłkę polegającą np. na przestawieniu cyfr czy pomyłkę w cyfrach.
  
  
• Paragon bez NIP kupującego – sprzedawca nie może wystawić faktury na firmę kupującego z jej NIP. Może wystawić tylko fakturę na osobę prywatną bez NIP, chyba że termin wystawienia faktury minął. Wtedy może odmówić jej wystawienia. Zakaz ten nie dotyczy paragonów dokumentujących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0).

Od zasady, że faktura z NIP sprzedawcy może być wystawiona tylko do paragonu z tym numerem, przewidziano kilka wyjątków. Jak potwierdza MF, gdy sprzedawca jest zwolniony z obowiązku ewidencjonowania na kasie, nadal może wystawić fakturę, jeśli kupujący dysponuje biletami m.in.:

• z parkomatu,
• parkingowymi,
• z biletomatu.

Jednak nie wszystkie dokumenty trzeba wymienić na faktury. Gdy nabywca dysponuje takim dokumentem, nie musi występować o fakturę.

Bilety uznane za faktury, na podstawie których nie wystawia się faktur

Rodzaj biletu i warunki, jakie musi spełniać bilet, aby uznać go za fakturę:

1. Rodzaj biletu

• Bilet za przejazd autostradą
• Bilety:
  - kolejowe,
  - autobusowe,
  - na statki pełnomorskie, żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej,
  - na prom,
  - na przelot samolotem lub śmigłowcem.

2. Bilet powinien zawierać:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem.

Jeśli bilety nie zawierają wymaganych danych, obowiązują ogólne zasady otrzymania faktur dokumentujących sprzedaż.

Gdy nabywca jest konsumentem, możliwość żądania wystawienia faktury jest ograniczona czasowo. Po tym terminie to od sprzedawcy zależy, czy wystawi fakturę.

Jakie są terminy wystawienia faktury na żądanie?

Termin zgłoszenia żądania i terminy wystawienia faktury na żądanie:

• Żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty – do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsca dostawa towarów lub świadczenia usług albo wpłacona zaliczka.
• Jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż lub została wpłacona zaliczka – nie później niż 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania.

Artykuł pochodzi z książki:
Instrukcje księgowego. 100 praktycznych procedur z bazą narzędzi online

Autorka
Joanna Dmowska