Wystawianie faktur w KSeF – poznaj zasady nadawania numeru KSeF i jego zastosowania

Numer KSeF to unikatowy numer, który identyfikuje fakturę w systemie. Numer ten jest generowany automatycznie przez KSeF i jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).

W numerze KSeF znajdzie się NIP sprzedawcy, chyba że faktura jest wystawiana:

• w trybie samofakturowania – w numerze KSeF znajdzie się NIP nabywcy,
• przez komornika sądowego lub organ egzekucyjny, dokumentujących dostawę w trybie egzekucji – w numerze KSeF znajdzie się NIP komornika sądowego lub organu egzekucyjnego,
• przez przedstawiciela podatkowego – w numerze KSeF znajdzie się NIP przedstawiciela podatkowego,
• przez jednostkę podrzędną JST w imieniu JST lub przez członka GV w imieniu GV – w numerze KSeF znajdzie się odpowiednio NIP jednostki podrzędnej JST lub NIP członka GV,
• przez nabywcę (podatnika VAT czynnego), dokumentującego zakup produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego (faktura VAT RR i faktura VAT RR KOREKTA) – w numerze KSeF znajdzie się NIP nabywcy (podatnika VAT czynnego).

WAŻNE!
Numer KSeF przydzielony e-Fakturze nie jest częścią pliku XML tej faktury. Struktura logiczna FA(3) nie zawiera pola dedykowanego dla numeru KSeF danej faktury ustrukturyzowanej. Zawiera natomiast kolejny numer faktury nadany przez podatnika w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Jest on wskazywany w polu P_2.

Kiedy podatnikowi będzie potrzebny numer KSeF?

Numer KSeF będzie potrzebny podatnikowi w kilku sytuacjach:

• podczas wystawiania faktur korygujących (wpisujemy na fakturze korygującej numer KSeF korygowanej faktury) oraz faktur rozliczeniowych (wpisujemy numer lub numery faktur zaliczkowych);
• podczas wypełniania plików JPK_V7M/V7K (od lutego 2026 r. w części ewidencyjnej pliku JPK_V7M/V7K podatnik będzie miał obowiązek podawać numery KSeF wystawionych faktur sprzedażowych i otrzymywanych faktur zakupowych, a w przypadku braku numeru KSeF będzie miał obowiązek stosowania odpowiednich oznaczeń oraz plików JPK_KR_PD;
• od 1 stycznia 2027 r. podczas dokonywania płatności za fakturę pomiędzy podatnikami czynnymi (będziemy wpisywali numer KSeF w poleceniach przelewu lub w innym instrumencie płatniczym umożliwiającym podanie tytułu transferu środków pieniężnych, dokonując płatności, gdy stronami transakcji będą podatnicy czynni);
• od 1 stycznia 2027 r. podczas dokonywania płatności w ramach mechanizmu podzielonej płatności (numer KSeF będzie podawany w komunikacie przelewu).

KSeF – wskazówki dla podatnika

Sprawdź dostępne narzędzia w zakresie KSeF

Zdecyduj, czy będziesz korzystać z własnego programu finansowo-księgowego czy z bezpłatnych aplikacji Ministerstwa Finansów – Aplikacji Podatnika KSeF, aplikacji mobilnej lub e-mikrofirmy.

Rozpocznij testy KSeF

Od 30 września 2025 r. możesz korzystać ze środowiska testowego KSeF 2.0, by nauczyć się wysyłki i poznać nowe funkcjonalności bez skutków prawnych. Pamiętaj, by używać danych testowych, a nie rzeczywistych.

Poznaj tryby wysyłki faktur w KSeF

Możesz wysyłać faktury wsadowo (ZIP) lub interaktywnie (po jednej). W trybie wsadowym można przesłać do 50 paczek ZIP po 100 MB każda.

Zwróć uwagę na numer KSeF

Numer KSeF jest kluczowy – będzie wymagany przy wystawianiu korekt, faktur rozliczeniowych, wypełnianiu plików JPK_V7M/V7K oraz od 2027 r. przy płatnościach między podatnikami czynnymi i w mechanizmie podzielonej płatności.

Nie wysyłaj faktur testowych do środowiska produkcyjnego

Wysłanie testowej faktury do produkcji jest równoznaczne z wystawieniem rzeczywistej faktury – może to skutkować obowiązkiem zapłaty VAT.

Źródło:
Podręcznik KSeF 2.0. cz. II „Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF” – opublikowany na ksef.podatki.gov.pl.

Artykuł pochodzi z książki:
Instrukcje KSeF. 15 praktycznych procedur dla podatników

Opracowanie merytoryczne
Joanna Dmowska