Jak przygotować jednostkę sektora finansów publicznych do wdrożenia KSeF – wskazówki

Wdrożenie KSeF wymusza konieczność dostosowania obowiązujących w jednostce sektora finansów publicznych procedur, zwłaszcza obiegu dokumentów.

Zakres zmian, które mogą być konieczne we wdrożonych procedurach, może znacząco się różnić zależnie od skomplikowania procesu i specyficznych rozwiązań stosowanych w danej jednostce.

Jakie są konieczne zmiany w procedurach w związku z wdrożeniem KSeF – przykłady

1. Wykorzystanie systemów informatycznych do komunikacji między systemami wystawiającymi faktury a KSeF, jak również po stronie faktur zakupowych.
2. Wprowadzenie nowych procesów dotyczących obsługi załączników do faktur, gdyż w KSeF nie będzie możliwości ich przesyłania. Wprowadzona w schemie FA(3) możliwość dodania węzła „Załącznik” nie rozwiązuje problemów z załącznikami w postaci np. plików PDF czy dokumentacji fotograficznej.
3. Wdrożenie procedur regulujących zasady nadawania i zarządzania uprawnieniami do korzystania z KSeF.
4. Opracowanie zasad wystawiania faktur w KSeF, wcześniejszej ich weryfikacji, monitorowania UPO i nadania numeru KSeF oraz księgowania faktur wystawionych w KSeF.
5. Wprowadzenie zapisów dotyczących monitorowania faktur otrzymanych z użyciem KSeF.
6. Aktualizacja specyficznych zapisów dotyczących obiegów akceptacyjnych, np. określających okoliczności anulowania lub nieprzyjmowania faktury kosztowej (co dla faktur wystawionych w KSeF nie będzie możliwe) albo wskazujących określone miejsce wpływu faktury.
7. Opracowanie zasad uzyskiwania zgód nabywców na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych (w systemie dobrowolnym), a w obowiązkowym KSeF – ustalenie formy i sposobu przekazywania faktur nabywcom poza KSeF.
8. Wdrożenie procesów mających na celu monitorowanie oraz weryfikację faktur odrzuconych przez KSeF i ich ponowne wystawienie.
9. Wprowadzenie zmian w zakresie zasad rozliczeń pracowniczych w związku z otrzymaniem faktury ustrukturyzowanej w KSeF.
10. Wprowadzenie zmian w zakresie ustalonych terminów płatności powiązanych z wystawieniem i otrzymaniem faktury.
11. Dostosowanie procesu archiwizacji faktur w zależności od decyzji dotyczącej dodatkowego archiwizowania e-faktur we własnym zakresie, mimo ich przechowywania w KSeF przez okres 10 lat.
12. Określenie właściwych procesów na wypadek awarii systemu lub niedostępności po stronie jednostki.

Ponieważ przepisy nie przewidują żadnych ulg lub refinansowania kosztów związanych z koniecznością zakupu czy aktualizacji oprogramowania finansowo-księgowego niezbędnego do korzystania z KSeF, wszelkie koszty jednostka sektora finansów publicznych musi pokryć z własnych środków.

Jednostki muszą negocjować z dostawcami oprogramowania warunki integracji z KSeF oraz ewentualne dodatkowe opłaty. Dostawcy oprogramowania mogą pobierać dodatkowe opłaty za integrację z KSeF i za funkcje automatycznego przesyłania/przekazywania faktur. Warto dopilnować, aby system finansowo-księgowy jednostki miał dodatkową funkcjonalność – tzw. kontrolowaną zwłokę czasową, gdzie faktura automatycznie nie będzie przesyłana do KSeF z oprogramowania jednostki w momencie jej wprowadzenia do systemu FK jednostki. Dzięki temu pracownicy jednostki będą mieli możliwość zweryfikowania poprawności danych i wychwycenia ewentualnych błędów przed wysłaniem dokumentu do KSeF. Trzeba pamiętać, że po przekazaniu do KSeF faktura nie podlega edycji ani anulowaniu – jedynym rozwiązaniem pozostaje wystawienie faktury korygującej.

W JST proces wdrożenia KSeF może stanowić spore wyzwanie, zwłaszcza w dużych miastach, które mają po kilkaset jednostek organizacyjnych (jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych). KSeF identyfikuje podatników wyłącznie po numerze NIP – zarówno tych, którzy wystawiają faktury, jak i tych, którzy je otrzymują (nie po nazwie jednostki). NIP pod tym względem, można stwierdzić, jest najważniejszą informacją na fakturze. W praktyce poszczególne jednostki scentralizowane posługują się na potrzeby rozliczeń VAT wspólnym NIP. Ponieważ węzeł Podmiot3, przeznaczony do wskazania dodatkowych podmiotów (w tym jednostek podrzędnych) biorących udział w transakcji, w schemie faktury ustrukturyzowanej nie jest obowiązkowy, JST powinny aktywnie informować i przekonywać swoich kontrahentów do jego stosowania. Tylko wtedy faktury będą mogły trafiać bezpośrednio do właściwych jednostek organizacyjnych, a nie wyłącznie na poziom gminy lub powiatu.

Dla przedsiębiorcy najważniejszy jest nabywca (gmina lub powiat), a nie odbiorca (jednostka organizacyjna). Jeśli przedsiębiorca poda dane odbiorcy (jednostki podrzędnej) w nieprawidłowy sposób (np. w stopce faktury, w adnotacjach, dodatkowym opisie lub przy nazwie towaru/usługi w nawiasie), to jednostka organizacyjna nie dostanie bezpośrednio takiej faktury. Fakturę tę zawsze dostanie JST.

Artykuł pochodzi z książki:
KSeF. Wdrożenie w sektorze finansów publicznych

Autorzy
Janina Fornalik
Doradca podatkowy i partner w MDDP

Klaudyna Matusiak-Frey
Doradca podatkowy i menedżer w MDDP

Krzysztof Jaros
Radca prawny i menedżer w MDDP