Etapy wdrożenia KSeF w biurze rachunkowym – krok po kroku

Etap 1. Przygotowanie do pracy z KSeF i decyzja o sposobie pracy biura rachunkowego

Na początku biuro rachunkowe powinno zastanowić się, jak chce pracować z KSeF i co jest celem wdrożenia. Trzeba określić, czy biuro tylko pobiera faktury od klientów, czy również je wystawia, czy daje klientom dostęp do wspólnej platformy, czy przejmuje całość w swoim imieniu. To moment na wybór modelu współpracy z każdym klientem.

Etap 2. Sprawdzenie, jak wygląda obecna współpraca biura rachunkowego z klientem

Przed wyborem modelu współpracy biuro rachunkowe powinno przeanalizować, jak dotychczas klienci przekazują dokumenty. Czy przynoszą je w segregatorach, przesyłają skany e-mailem, czy korzystają z programów sprzedażowych? To ważne, bo od tego zależy, jak duża zmiana czeka klientów i jak biuro musi się do niej przygotować.

Istotnym elementem jest rozważenie potrzeb klienta, ale przede wszystkim samego biura. Wdrożenie danego modelu zawsze wymaga dużo pracy, a zatem warto, aby przeanalizować ten aspekt tak szczegółowo i kompleksowo, aby go nie zmieniać po 2–3 miesiącach.

Etap 3. Wdrożenie KSeF – uzgodnienie zasad z klientami biura rachunkowego

Następnie biuro rachunkowe powinno omówić z każdym klientem, jak będzie wyglądała praca po wdrożeniu KSeF. Trzeba podpisać aneks do umowy albo ustalić pisemnie, kto za co odpowiada – np. czy biuro wystawia faktury sprzedażowe, czy klient sam je wystawia, a biuro tylko pobiera dokumenty zakupowe. Ważne jest też ustalenie, jak klient będzie weryfikował poprawność faktur – czy otrzyma zestawienie do akceptacji, czy będzie korzystał z platformy. Warto, aby ustalone zasady zostały spisane w sposób formalny, a w niektórych przypadkach dostosowane do tego umowy z klientami.

Etap 4. Przygotowanie narzędzi technicznych do obsługi KSeF

Biuro rachunkowe powinno wybrać program księgowy lub platformę, która jest zintegrowana z KSeF. Trzeba sprawdzić, czy system umożliwia pobieranie i wysyłanie faktur, jak wygląda obsługa programu i co się dzieje w razie awarii. Na tym etapie warto też pomyśleć o kopiach zapasowych i bezpieczeństwie danych.

Etap 5. Nadanie uprawnień do KSeF

W zależności od wybranego modelu klient może być zobowiązany do nadania uprawnień dla biura rachunkowego. Jeśli biuro w ogóle nie ma pobierać samodzielnie faktur, to nadanie tych uprawnień jest zbyteczne. Jeśli z kolei biuro wybrało model współpracy z klientem

poprzez platformę do wymiany danych, to klient będzie zobowiązany do pobrania tokena/certyfikatu i wprowadzenia go do narzędzia samodzielnie lub z pomocą biura.

Etap 6. Opracowanie prostych procedur dla pracowników biura rachunkowego na potrzeby KSeF

Trzeba przygotować proste instrukcje dla pracowników biura rachunkowego: jak pobiera się faktury, jak je księguje, jak rozwiązuje się błędy i jak postępuje się w przypadku korekt. Osobny proces powinien dotyczyć sytuacji awaryjnych – np. co robić, gdy KSeF nie działa i jak później uzupełnić brakujące dokumenty.

Etap 7. Szkolenia w zakresie KSeF dla pracowników i klientów biura rachunkowego

Bez szkolenia wdrożenie nie zadziała. Pracownicy biura muszą wiedzieć, jak działa KSeF w praktyce, jak wyglądają faktury ustrukturyzowane i jakie mają ograniczenia. Klienci z kolei powinni dostać jasne instrukcje w prostym języku – np. krótki poradnik lub nagranie wideo, jak mają sprawdzić swoje faktury czy jak wysłać dane do biura.

Etap 8. Testy w zakresie działania KSeF na wybranych klientach

Dobrym pomysłem jest wypróbowanie nowego sposobu pracy najpierw na kilku klientach – np. takich, którzy mają proste faktury i niewielki ich wolumen. To pozwoli sprawdzić, czy proces działa, czy faktury są poprawnie pobierane i księgowane, a także czy komunikacja z klientem jest wystarczająca.

Etap 9. Wdrożenie KSEF w biurze rachunkowym dla wszystkich klientów

Po testach biuro rachunkowe może stopniowo rozszerzać nowe zasady na wszystkich klientów. Warto robić to etapami, żeby pracownicy nie zostali przytłoczeni. Na początku mogą pojawiać się błędy i wątpliwości, dlatego ważne jest bieżące wsparcie i poprawki w procedurach.

Etap 10. Działanie KSeF w biurze rachunkowym – monitorowanie i doskonalenie

Po pełnym wdrożeniu biuro rachunkowe powinno regularnie sprawdzać, czy proces działa prawidłowo. Trzeba kontrolować, czy wszystkie faktury zostały pobrane, czy nie ma braków, czy klienci je weryfikują i czy system nie zgłasza błędów. Raz na jakiś czas dobrze jest też omówić z klientami, czy nowy model im odpowiada i co można poprawić.

WAŻNE!
Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym to nie tylko kwestia techniczna. To przede wszystkim zmiana sposobu pracy z klientami – od uzgodnień, przez procedury, po codzienną praktykę. Najważniejsze jest, żeby ustalić jasne zasady odpowiedzialności i weryfikacji faktur, a następnie zapewnić pracownikom i klientom proste narzędzia oraz wsparcie.

Biura rachunkowe często zastanawiają się, czy w związku z wejściem w życie KSeF konieczna jest zmiana umów między biurem a klientem. Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna, dlatego że to zależy od tego, jak szczegółowo jest spisywana umowa i jaki wariant chce wybrać biuro do współpracy z klientem. Jeśli, przykładowo, biuro już od lat korzysta z platformy do wymiany danych, to konieczne jest tylko ustalenie, że klient jest zobowiązany do nadania tokena czy certyfikatu dla platformy (jeśli tylko to jest potrzebne technicznie).

Podstawowa zasada pozostaje niezmienna – odpowiedzialność za prawidłowość faktur zawsze spoczywa na podatniku, czyli na kliencie. Biuro rachunkowe może wspierać go w obsłudze KSeF, ale nie przejmuje odpowiedzialności za to, czy faktura odzwierciedla faktyczną transakcję. Właśnie dlatego umowy o świadczenie usług księgowych powinny zostać uzupełnione o postanowienia związane z KSeF.

Dlaczego aneks do umowy z klientem biura rachunkowego jest potrzebny?

• Nowy zakres obowiązków – biuro może zdecydować się na to, że klient samodzielnie dostarcza faktury z KSeF, ale może też wybrać model, że samodzielnie pobiera faktury z KSeF, wystawia je w imieniu klienta lub którykolwiek z innych modeli. Jednak każdy z tych modeli wymaga jasnego opisania, aby uniknąć nieporozumień.
• Uprawnienia do KSeF – w wielu wariantach to klient musi formalnie nadać biuru dostęp (ZAW-FA, token, certyfikat). W umowie warto wskazać, jakie uprawnienia zostały przekazane i w jakim zakresie biuro z nich korzysta.
• Weryfikacja dokumentów – fakt, że biuro pobierze faktury, nie oznacza jeszcze, że klient został zwolniony z obowiązku ich potwierdzenia. W umowie dobrze jest zapisać, kto i w jaki sposób dokonuje weryfikacji poprawności faktur.
• Odpowiedzialność i ryzyka – klient powinien wiedzieć, że biuro nie odpowiada za treść faktury, a jedynie za jej prawidłowe ujęcie w księgach. Biuro natomiast odpowiada za poprawność technicznego przetworzenia dokumentu.
• Procedury awaryjne – w umowie można wskazać, jak postępować w przypadku awarii KSeF lub systemu księgowego.

Współpraca biura rachunkowego z klientem – co zmienić w praktyce w związku z wejściem KSeF?

• Dodać do umowy zapis o korzystaniu z KSeF i o źródle pozyskiwania dokumentów (np. „biuro pobiera faktury bezpośrednio z KSeF” albo „klient samodzielnie przekazuje faktury pobrane z KSeF”).
• Wskazać zakres czynności biura: pobieranie, wystawianie, archiwizacja, raportowanie.
• Opisać obowiązki klienta: dostarczanie danych do faktur, terminowe przekazywanie informacji, akceptacja dokumentów.
• Uregulować kwestię wynagrodzenia: obsługa KSeF to dodatkowy nakład pracy (np. konfiguracja, monitorowanie, raporty), więc w wielu biurach jest wyceniana oddzielnie.

Zatem, choć przepisy nie nakazują wprost aneksowania umów, w praktyce jest to konieczne dla bezpieczeństwa obu stron. Brak zapisów dotyczących KSeF może prowadzić do sporów: klient będzie oczekiwał, że biuro „wszystko załatwi”, a biuro będzie podkreślać, że działa tylko w zakresie standardowej księgowości. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest jasne określenie obowiązków, odpowiedzialności i procedur w umowie. Dzięki temu współpraca pozostanie przejrzysta i bezpieczna – zarówno dla biura rachunkowego, jak i dla klienta.

Artykuł pochodzi z książki:
KSeF w biurze rachunkowym - Poradnik Gazety Prawnej

Autorka
Patrycja Kubiesa
Doradczyni podatkowa z wieloletnim, praktycznym doświadczeniem. Doświadczenie zawodowe zdobywała w międzynarodowej korporacji na stanowisku kierowniczym, gdzie była odpowiedzialna za całokształt procesów finansowych spółek grupy, udział w procesach due diligence, M&A.

Absolwentka finansów i rachunkowości na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie oraz studiów podyplomowych na Wydziale Zarządzania AGH w Krakowie.

Członek zwyczajny Stowarzyszenia Księgowych w Polsce przy oddziale krakowskim. Specjalizuje się w podatku dochodowym od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług. Ceniona wykładowczyni oraz szkoleniowiec, znana z umiejętności przekładania zawiłych przepisów na praktyczne rozwiązania. Jej szkolenia cieszą się dużym uznaniem uczestników za konkretne podejście, przystępny sposób przekazywania wiedzy oraz liczne przykłady z praktyki.