Sporządzanie listy płac - co powinna zawierać standardowa lista płac dla pracownika?

Lista płac – czym jest i jakie spełnia zadania?

Lista płac może być dowodem, na podstawie którego dokonuje się ewidencji wynagrodzeń brutto w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeśli wynagrodzenia są wypłacane w kasie firmy (w gotówce), lista płac jest dokumentem, na którym pracownik potwierdza odebranie wynagrodzenia zarówno w gotówce, jak i w naturze (gdy wypłata w tej formie jest w danym przypadku możliwa i zgodna z przepisami).

Taka lista stanowi dowód księgowy, choć ustawodawca dopuszcza zaliczanie wynagrodzeń w koszty podatkowe również na podstawie innych dokumentów, np. indywidualnej (imiennej) karty przychodów pracownika (kol. 12 załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Lista płac stanowi również dowód służący do ewidencjonowania wynagrodzeń w podmiotach prowadzących tzw. pełną księgowość.

Nie ma jednego wzoru listy płac. Jednak ze względu na rolę płatnika, jaką pracodawca pełni wobec urzędu skarbowego i ZUS, lista płac powinna zawierać wszystkie niezbędne pozycje, które pozwolą w prawidłowy sposób ustalić wysokość:

• składek na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę;
• składki na ubezpieczenie zdrowotne;
• zaliczki na podatek dochodowy;
• wpłaty na PPK finansowanej przez pracodawcę i uczestnika, jeżeli uczestnik nie zrezygnował z ich dokonywania;
• ewentualnych potrąceń przymusowych lub dobrowolnych dokonywanych na podstawie art. 87 i 91 k.p.;
• dochodu pracownika należnego do wypłaty, po dokonaniu powyższych potrąceń.

Lista płac służy nie tylko bieżącym rozliczeniom z tytułu wynagrodzeń, ale również na jej podstawie sporządza się inne obowiązkowe dokumenty, takie jak:

• deklaracje (m.in. PIT-4R),
• informacje podatkowe (m.in. PIT-11),
• deklaracje i raporty miesięczne do ZUS.

Ponadto lista płac jest częścią dokumentacji emerytalno-rentowej, a więc na jej podstawie następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Pracodawca jest bowiem zobowiązany do współdziałania z pracownikiem w zakresie:

• gromadzenia dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,
• wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości, m.in. zaświadczeń o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, o wypłaconych świadczeniach za okresy choroby, w tym zasiłkach (jeżeli jest ich płatnikiem).

Co powinna zawierać standardowa lista płac dla pracownika?

Przychód

Należy wykazać wszystkie podlegające opodatkowaniu przychody brutto w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o pdof), tj. wypłaty pieniężne, wartość pieniężną świadczeń w naturze, nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń, a także świadczeń ponoszonych za pracownika. W zależności od systemu wynagradzania kolumna z przychodami powinna być odpowiednio rozbudowana, z wyodrębnionymi składnikami przychodu (wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe itd.) oraz wykazanym ewentualnym wynagrodzeniem chorobowym (lub zasiłkiem – jeżeli pracodawca jest jego płatnikiem) i wpłatą do PPK finansowaną przez pracodawcę.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest przychód ustalony do celów podatkowych, z wyjątkiem:

• wynagrodzenia chorobowego,
• zasiłków,
• przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru tych składek, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Składki na ubezpieczenia - emerytalne (9,76%), rentowe (1,5%), chorobowe (2,45%). Składki razem (13,71%)

Należy wykazać kwoty naliczonych składek:

• emerytalnej (9,76%),
• rentowej (1,5%),
• chorobowej (2,45%),

łącznie 13,71% podstawy wymiaru, w części obciążającej przychód pracownika.

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

Należy wykazać podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, którą stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne po odliczeniu części składek finansowanych przez ubezpieczonego; w podstawie wymiaru składki zdrowotnej należy też uwzględnić wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę.

Składka zdrowotna należna do ZUS (9%)

Należy wykazać kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne – należną do ZUS (9%).

Koszty uzyskania przychodów

Należy wykazać (jeżeli nie złożono wniosku o niestosowanie kosztów w wysokości 250 zł lub 300 zł) zastosowane koszty uzyskania przychodów:

• zwykłe 250 zł lub
• podwyższone 300 zł – dla pracowników nieotrzymujących dodatku za rozłąkę, których czasowe lub stałe miejsce zamieszkania jest położone w innej miejscowości niż zakład pracy,
• 50% u pracownika będącego twórcą.

Podstawa opodatkowania

Podstawę opodatkowania stanowi przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne (13,71%) oraz o koszty jego uzyskania (250 zł lub 300 zł albo 50% przychodu pomniejszonego o składki społeczne pracownika). Podstawę opodatkowania narastająco od początku roku należy ewidencjonować w celu prawidłowego ustalenia momentu pobrania wyższej zaliczki na podatek w razie przekroczenia I przedziału skali podatkowej; na liście płac ta kolumna może, ale nie musi być; jest jedynie obowiązkowa w imiennej karcie przychodów danego pracownika.

Zaliczka na podatek dochodowy: [(podstawa opodatkowania × 12% lub 32%) – 300 zł]

Należy wykazać zaliczkę na podatek dochodowy – naliczoną od dochodu miesięcznego według stawki 12% lub 32%. Zaliczkę na podatek należną do urzędu skarbowego należy wykazać po odliczeniu ewentualnej kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli pracownik ma do niej prawo na podstawie oświadczenia PIT-2, i po zaokrągleniu do pełnych złotych.

Dochód netto

Należy wykazać kwotę netto – przychód pieniężny po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy i wpłaty do PPK finansowanej przez uczestnika, a także podatku od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę.

Potrącenia obowiązkowe lub dobrowolne

Należy wykazać wysokość potrąceń, np. na podstawie tytułów egzekucyjnych, lub na wniosek pracownika, np. z tytułu wpłat na rzecz kasy zapomogowo-pożyczkowej.

Doliczenia do dochodu

Należy wykazać doliczenia – należności/świadczenia zwolnione zarówno ze składek ZUS, jak i z podatku dochodowego (doliczenia mogą znajdować się alternatywnie w pozycji przychodów), np. ekwiwalent za pranie odzieży roboczej.

Do wypłaty

Należy wykazać kwotę do wypłaty po potrąceniach i doliczeniach.

Data i podpis

Należy podać datę sporządzenia listy, podpis osoby sporządzającej i zatwierdzającej listę do wypłaty.

Koszty pracodawcy i ich wysokość

Lista powinna zawierać również część kosztową pracodawcy, tzn. składki, które finansuje z własnych środków za pracownika na ubezpieczenia: emerytalne (9,76%), rentowe (6,5%), wypadkowe – według stopy, jaka obowiązuje pracodawcę zgodnie z profilem jego działalności, na Fundusz Pracy i FS (łącznie 2,45%), na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%).

Krótsza jest lista płac dla pracowników korzystających ze zwolnień podatkowych, np. będących w wieku do 26 lat, korzystających z ulg i dla seniorów, 4+ czy relokacyjnej, których przychody ze stosunku pracy lub pokrewnych są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł. Nie występuje tu bowiem zaliczka na podatek. Do odliczenia pozostają jedynie składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne i ewentualna wpłata na PPK. Dotyczy to również pracowników, którzy przekroczyli tzw. 30-krotność podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Artykuł pochodzi z książki
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2023

Autorka
Izabela Nowacka
Ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac.

Zobacz najnowszą publikację

Wynagrodzenia 2024. Rozliczanie płac w praktyce