Działalność gospodarcza a wydatki z tytułu używania samochodów osobowych

Samochody osobowe częściowo wykorzystywane do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika

Do pierwszej grupy samochodów osobowych należą stanowiące własność podatników samochody osobowe niebędące składnikami majątku, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT (czyli niebędące środkami trwałymi, składnikami majątku niezaliczonymi do środków trwałych ze względu na wartość początkową nieprzekraczającą 10 000 zł ani składnikami majątku niezaliczonymi do środków trwałych ze względu na przewidywany okres używania równy lub krótszy niż rok), które są częściowo wykorzystywane do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Z brzmienia art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT wynika, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczać można jedynie:

• 20% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania takich samochodów osobowych (przy czym kwota tych wydatków obejmuje także podatek VAT, który na podstawie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek VAT, w takiej części, w jakiej podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy VAT – zob. art. 23 ust. 5a ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 5a ustawy o CIT);
• 20% poniesionych składek na ubezpieczenie takich samochodów osobowych.

Samochody osobowe częściowo wykorzystywane na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, częściowo zaś do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą

Drugą grupę pojazdów samochodowych stanowią inne samochody osobowe niż należące do pierwszej ze wskazanych grup (w przypadku ustawy o PIT) oraz wszystkie samochody osobowe (w przypadku ustawy o CIT), które są używane w sposób mieszany (tj. częściowo wykorzystywane są na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, częściowo zaś do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika).

Z obecnie obowiązujących przepisów wynika, że w przypadku takich samochodów do kosztów uzyskania przychodów zaliczać można:

• 75% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania takich samochodów (przy czym kwota tych wydatków obejmuje także podatek VAT, który na podstawie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek VAT, w takiej części, w jakiej podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy VAT – zob. art. 23 ust. 5a ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 5a ustawy o CIT), gdyż 25% tych wydatków nie stanowi kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT);
• składki na ubezpieczenie w części odpowiadającej wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia, nieprzekraczającej 150 000 zł (zob. art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT).

Samochody osobowe wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą podatnika

Trzecią grupę pojazdów samochodowych stanowią inne samochody osobowe niż należące do pierwszej ze wskazanych grup (w przypadku ustawy o PIT) oraz wszystkie samochody osobowe (w przypadku ustawy o CIT), które są wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Z przepisów wynika, że w przypadku takich samochodów do kosztów uzyskania przychodów zaliczać można:

• całość wydatków z tytułu kosztów używania takich samochodów,
• składki na ubezpieczenie w części odpowiadającej wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia nieprzekraczającej 150 000 zł (zob. brzmienie art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT).

Wskazać przy tym należy, że warunkiem uznawania samochodów osobowych za wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą jest, co do zasady, prowadzenie przez podatnika ewidencji przebiegu na potrzeby VAT (zob. art. 23 ust. 5f ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 5f ustawy o CIT).

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy na podstawie przepisów o VAT podatnik nie jest obowiązany do prowadzenia takiej ewidencji (np. w przypadku samochodów osobowych przeznaczonych wyłącznie do sprzedaży, jeżeli ich sprzedaż stanowi przedmiot działalności podatnika). Wyjątek ten nie ma jednak zastosowania, jeżeli brak obowiązku prowadzenia przez podatnika ewidencji przebiegu na potrzeby VAT wynika z tego, że kwotę podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi oblicza on w 50% (zob. art. 23 ust. 5g ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 5g ustawy o CIT).

Istnieją wątpliwości, czy omawiany warunek dotyczy tylko czynnych podatników, czy również tych, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT (w tym korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT). Organy podatkowe w kwestii tej reprezentują stanowisko korzystne dla podatników niebędących czynnymi podatnikami VAT.

Należy pamiętać, że tylko w przypadku trzeciej ze wskazanych grup samochodów osobowych konieczne jest najczęściej prowadzenie ewidencji przebiegu. W przypadku pozostałych samochodów osobowych prowadzenie ewidencji przebiegu nie jest warunkiem zaliczania kosztów ich używania do podatkowych kosztów uzyskania przychodów.

Trzeba pamiętać, że do drugiej lub trzeciej ze wskazanych grup należą nie tylko samochody osobowe stanowiące własność podatników, ale również samochody osobowe użytkowane na podstawie umów leasingu, umów najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze (w tym na podstawie umów użyczenia). Jeżeli samochody te używane są w sposób mieszany (a więc należą do drugiej ze wskazanych grup), a opłata (w tym czynsz) z tytułu jednej z tych umów została skalkulowana w sposób obejmujący koszty eksploatacji samochodu osobowego, to ograniczenie wysokości wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów;w do 75% stosowane jest jedynie do tej części opłaty, która obejmuje koszty eksploatacji samochodu osobowego (zob. art. 23 ust. 3b ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 3b ustawy o CIT).

Artykuł pochodzi z książki:
Koszty 2023 po zmianach - Poradnik Gazety Prawnej

Autor
Tomasz Krywan

Specjalista w zakresie kadr i płac. Autor licznych opracowań i publikacji z zakresu kadr, rozliczania wynagrodzeń, składek ZUS oraz podatku.