E-sprawozdanie finansowe – składanie do właściwych organów

Rodzaj jednostki a forma e-sprawozdania finansowego

Ustrukturyzowane (tj. w formie zgodnej z odpowiednimi strukturami logicznymi) e-sprawozdania finansowe sporządzają:

• jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego,
• podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, oraz
• organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, a będące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych.

Ponadto od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono obowiązek stosowania jednolitego formatu sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności przez:

• emitentów, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym (dodany art. 45 ust. 1ga ustawy o rachunkowości), oraz
• jednostki niebędące emitentami papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym i sporządzające swoje sprawozdania finansowe zgodnie z MSR (zmieniony art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości).

Skutkiem wprowadzonych zmian jest konieczność przygotowania i złożenia sprawozdań finansowych w formacie:

• XHTML dla emitentów oraz
• XHTML lub w innym formacie przeszukiwalnym dla jednostek niebędących emitentami, sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR.

W przypadku sprawozdań skonsolidowanych obowiązuje format:

• XHTML przy użyciu języka znaczników Inline XBRL dla emitentów,
• XHTML lub inny format przeszukiwalny dla jednostek pozagiełdowych sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR, przy czym z możliwością znakowania tych sprawozdań Inline XBRL.

Gdzie, kiedy i jak złożyć sprawozdanie elektroniczne?

Termin i miejsce złożenia e-sprawozdania uzależnione są od rodzaju jednostki. Kierownik jednostki wraz ze sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności, skonsolidowanym sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności grupy kapitałowej, sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowanym sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej składa we właściwym rejestrze sądowym również odmowę podpisu sprawozdania finansowego (do której ma zastosowanie art. 52 ust. 2 uor) oraz oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia (do których ma zastosowanie art. 52 ust. 2b uor), jeżeli zostały sporządzone.

Rodzaj jednostki, termin i miejsce złożenia e-sprawozdania finansowego

1. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
   
   Jednostki te przesyłają e-sprawozdania wyłącznie do KRS w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (zgodnie z art. 69 uor).
   Wykonują to przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego w tym celu przez Ministerstwo Sprawiedliwości.
   
   
2. Podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych
   
   Podatnicy ci przekazują e-sprawozdania wyłącznie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w terminie złożenia zeznania podatkowego. Wykonują to za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj.:

• z wykorzystaniem bezpłatnej dedykowanej aplikacji dostępnej w zakładce Aplikacja na stronie internetowej MF (https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacja/) - aplikacja wspiera wytworzenie sprawozdań finansowych w strukturach przygotowanych na podstawie załączników nr 1, 4, 5 i 6 do uor.
• poprzez przeznaczony do tego interfejs webAPI (np. z wykorzystaniem dostępnych na rynku aplikacji komercyjnych.
  
  

3. Podatnicy podatku CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS
   
   Przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej wymienionych w pkt 2, Szefowi KAS e-sprawozdanie wraz ze sprawozdaniem z badania, w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Spółki przekazują także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.
   
   
4. Spółki cywilne
   
   Nie mają obowiązku przekazania sprawozdania finansoweg oani do Szefa KAS, ani do urzędu skarbowego, ani do KRS.



Składanie sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego

Jednostki:

• wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nie mają obowiązku składania sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego. W ich przypadku Krajowy Rejestr Sądowy przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (w konsekwencji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej);
• niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (np. fundacje, stowarzyszenia), będące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych, sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, ustrukturyzowanej i składają je do Szefa KAS. Sprawozdania te Szef KAS udostępnia naczelnikom urzędów skarbowych, naczelnikom urzędów celno-skarbowych, dyrektorom izb administracji skarbowej oraz ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych.

Sankcje za niezłożenie sprawozdania finansowego

Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi m.in.:

• grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych,
• kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat,
• postępowanie przymuszające,
• rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS,
• ustanowienie kuratora.

Spółki, które nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (jest to tzw. tryb przymuszający).

Jeżeli pomimo wezwania KRS nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Możliwe jest również ustanowienie przez sąd kuratora, który będzie prowadził sprawy firmy.

WAŻNE!
Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków dotyczących sytuacji losowych, jak na przykład złożenie zeznania po terminie ze względu na awarię systemu czy brak prądu.



Artykuł pochodzi z książki:
Sprawozdanie finansowe 2023 - Poradnik Gazety Prawnej

Autorka
Joanna Gawrońska, biegły rewident