Forma przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca w odniesieniu do dokumentacji pracowniczej ma obowiązek zagwarantowania:

• poufności, tj. ograniczenia dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych,
• integralności, tj. zachowania spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad,
• kompletności, tj. utrzymywania poszczególnych dokumentów w całości w jednej wybranej przez siebie formie dokumentacji pracowniczej,
• dostępności, tj. prowadzenia i przechowywania na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Uszczegółowienie tych zasad nastąpiło w rozporządzeniu o dokumentacji w podziale na dokumentację w formie papierowej i elektronicznej.

Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej

Jeśli pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w formie papierowej, jego obowiązkiem jest zabezpieczenie jej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Przede wszystkim musi zapewnić w pomieszczeniu przechowywania dokumentacji odpowiednią wilgotność i temperaturę (§ 8 rozporządzenia o dokumentacji).

Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej

Gdy pracodawca zdecydował o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, musi używać systemu teleinformatycznego, który zapewni:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian (wyjątek: zmiany wprowadzane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, ich identyfikację oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian;
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części;
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Dokumentacja będzie traktowana jako zabezpieczona, jeśli dostęp do niej będą miały wyłącznie osoby upoważnione, będzie chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem oraz jej prowadzenie i przechowywanie będzie odbywało się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Te trzy warunki muszą być spełnione łącznie (§ 10 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji).

Jeśli zaistnieje potrzeba dołączenia do e-dokumentacji dokumentu papierowego, pracodawca albo osoba przez niego upoważniona musi sporządzić odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatrzyć je e-podpisem lub e-pieczęcią i umieścić w dokumentacji pracowniczej, w sposób gwarantujący jego czytelność, dostęp i spójność. Papierowy oryginał zwraca pracownikowi w uzgodnionym trybie i czasie, a jeśli nie uda się ich określić lub pracownik nie odbierze dokumentu, pracodawca niszczy go, uniemożliwiając odtworzenie treści (§ 11 rozporządzenia o dokumentacji).

Przenoszenie dokumentacji między systemami teleinformatycznymi

W razie konieczności przeniesienia e-dokumentacji do innego systemu konieczne będzie utworzenie uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu. Każdy dokument ma być zapisany w odrębnym pliku, przy czym dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe papierowych wersji powinny być przekazywane w formacie pdf, inne – w formacie, w jakim były przechowywane, natomiast dane zapisane bez określonego formatu – jako txt.

Do każdego z tych dokumentów będzie musiał być przyporządkowany zestaw metadanych (m.in. identyfikator dokumentu, nazwa pracodawcy – pełną listę zawiera § 13 ust. 3 rozporządzenia o dokumentacji) w odrębnym pliku XML o tej samej nazwie, co nazwa pliku, do którego się odnosi. Całość ma być przenoszona w jednym z formatów do kompresji.

Artykuł pochodzi z książki:
Dokumentacja kadrowa 2023. Zasady prowadzenia i przechowywania

Opracowanie materiału
Marek Skałkowski