Po nowelizacji przepisów maksymalnie w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy (a nie tak jak dotychczas – od dnia zawarcia umowy o pracę) pracodawca musi mu przekazać informację co najmniej o:
- obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
- obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;
- przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
- przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;
- zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
- w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę;
- w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy;
- innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
- wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego (a jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji – o zasadach jego ustalania i przyznawania);
- obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy (a jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji – sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia);
- prawie pracownika do szkoleń – jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;
- układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji.
Jeżeli pracodawca nie posiada regulaminu pracy, to dodatkowo ma obowiązek poinformowania pracownika o:
- terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę,
- porze nocnej oraz
- przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Ponadto zgodnie z nowymi przepisami trzeba przekazać pracownikowi informację o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę.
Pracodawca ma na to maksymalnie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Obowiązek ten nie dotyczy przypadku, w którym to pracownik sam dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
Poinformowanie pracownika o wszystkich ww. warunkach zatrudnienia (z wyjątkiem informacji o zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, a także o układzie zbiorowym albo innym porozumieniu zbiorowym) może nastąpić nie tylko w formie opisowej, ale także przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych (także w postaci papierowej lub elektronicznej).
Wszystkie ww. informacje pracodawca może przekazać pracownikowi elektronicznie, ale pod warunkiem że będą one dostępne dla pracownika, z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.
Zasady wypełniania informacji o warunkach zatrudnienia
Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy
Norma czasu pracy jest to norma, po przekroczeniu której pracownik pracuje w godzinach nadliczbowych. Zatem pracownikom najczęściej trzeba podać, że obowiązuje ich norma dobowa wynosząca 8 godzin i norma tygodniowa wynosząca przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Takie same normy obowiązują pracowników niepełnoetatowych. Również w przypadku pracowników pracujących powyżej 8 godzin na dobę, np. w systemie równoważnym, norma dobowa wynosi 8 godzin, a norma tygodniowa przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.
Inne normy czasu pracy niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień należy wskazywać w informacji tym pracownikom, których obowiązuje ustawowo określona inna norma czasu pracy. Przykładowo pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym lub znacznym obowiązuje norma 7 godzin na dobę i 35 godzin na tydzień.
Dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy
Wymiar czasu pracy to obowiązująca danego pracownika liczba godzin, jaką ma do przepracowania zgodnie ze swoim etatem. Zatem jeśli pracownik pracuje np. na 1/2 etatu po 4 godziny na dobę, to trzeba mu podać, że dobowy wymiar czasu pracy wynosi 4 godziny, a tygodniowy przeciętnie 20 godzin. Jeśli pracownik ma różne wymiary dobowe czasu pracy w poszczególne dni, to informacja będzie inna. Jeśli pracownik zatrudniony na 1/2 etatu pracuje w niektóre dni po 8 godzin, a w inne po 4 godziny, to trzeba mu wskazać, że wymiar dobowy wynosi 8 godzin lub 4 godziny, a tygodniowy przeciętnie 20 godzin.
W przypadku gdy wymiar czasu pracy pracownika pełnoetatowego przekracza 8 godzin na dobę, a w niektóre dni jest poniżej tej normy i pracodawca nie może określić, w jakie dni to nastąpi, należy wskazać, że wymiar dobowy czasu pracy wynosi w zależności od dnia: 12 godzin, 8 godzin lub 4 godziny (zgodnie z rozkładem czasu pracy ogłaszanym przez pracodawcę na każdy miesiąc), natomiast tygodniowy wymiar czasu pracy wynosi przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.
Przerwy w pracy
W tym przypadku trzeba wskazać wszystkie przerwy przysługujące pracownikowi, czyli np.:
- 15-minutową dla osoby pracującej minimum 6 godzin na dobę (art. 134 Kodeksu pracy),
- przerwę na karmienie dziecka piersią (art. 187 Kodeksu pracy),
- 15-minutową przerwę na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek dla pracownika niepełnosprawnego (art. 17 ustawy o rehabilitacji zawodowej…),
- 5-minutową przerwę po każdej godzinie pracy dla pracowników pracujących przy monitorach ekranowych (§ 7 pkt 2 w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe).
Zasady rozwiązania stosunku pracy
Należy wskazać zasady rozwiązywania stosunku pracy określone w art. 30 § 1 Kodeksu pracy i okresy wypowiedzenia zawarte w art. 36 Kodeksu pracy.
Dobowy i tygodniowy odpoczynek
W tym miejscu podajemy informację wynikającą z Kodeksu pracy, czyli że pracowników obowiązuje:
- 11-godzinny odpoczynek dobowy w każdej dobie (art. 132 Kodeksu pracy),
- 35-godzinny odpoczynek tygodniowy w każdym tygodniu (art. 133 Kodeksu pracy).
Zasady pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią
Godziny nadliczbowe występują po przekroczeniu norm czasu pracy. Zasady rekompensaty takiej pracy są uregulowane w art. 151–15112 Kodeksu pracy.
Zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę
Informacja o zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę jest podawana tylko w razie wykonywania przez pracownika pracy zmianowej. W tym przypadku trzeba wskazać, jakie zmiany występują w zakładzie pracy. Nie można odsyłać w tym zakresie jedynie do harmonogramu pracownika.
Zasady dotyczące przemieszczania się między miejscami pracy
W tym przypadku trzeba wskazać pracownikowi środek komunikacji i zasady finansowania przejazdów (zwrot kosztów podróży będzie się odbywał najczęściej na podstawie rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej). Nie można podać w tym zakresie jedynie tego, że podróże będą się odbywały w sposób dowolny.
Inne niż uzgodnione w umowie o pracę składniki wynagrodzenia
Informacja o składnikach wynagrodzenia dotyczy tylko tych składników, które wynikają z przepisów prawa pracy, postanowień regulaminów czy układów zbiorowych pracy. Trzeba zatem podać informację m.in. o takich składnikach, jak: świadczenia z zfśs, odprawa emerytalna, odprawa ekonomiczna, ekwiwalent za urlop czy nagroda roczna.
Wymiar płatnego urlopu
Informacja o zasadach ustalania i przyznawania płatnego urlopu będzie odnosiła się m.in. do: ustalania długości urlopu wypoczynkowego, zasady wykorzystania urlopu wypoczynkowego w roku bieżącym i terminu wykorzystania urlopu zaległego czy urlopu na żądanie.
Długość urlopu wypoczynkowego zależy od ogólnego stażu pracy pracownika. W związku z tym, jeżeli nie będzie możliwe określenie wymiaru urlopu wypoczynkowego w terminie przekazywania pracownikowi informacji, pracodawca będzie informował go o procedurach przyznawania i ustalania tego urlopu.
W tym miejscu trzeba też wyszczególnić inne urlopy przysługujące pracownikowi, np. urlop szkoleniowy czy dodatkowy urlop dla pracownika niepełnosprawnego w stopniu umiarkowanym lub znacznym.
Długość okresu wypowiedzenia zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. W związku z tym, jeżeli nie będzie możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dniu przekazywania pracownikowi ww. informacji, pracodawca będzie informował go o sposobie ustalania okresów wypowiedzenia.
Prawo pracownika do szkoleń
W tym miejscu pracodawca powinien poinformować pracownika o zasadach polityki szkoleniowej, jakie obowiązują u pracodawcy.
Informacja o układzie zbiorowym pracy
Pracodawca wskazuje, czy pracownik jest objęty układem zbiorowym pracy, czy nie.
Nazwa instytucji zabezpieczenia społecznego
W tym miejscu należy wskazać ZUS.
Informacja na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez pracodawcę
Pracodawca podaje nazwę wybranej przez siebie instytucji finansowej oferującej PPK. Nie wskazuje się tego punktu, gdy pracownik sam dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
Artykuł pochodzi z książki:
Dokumentacja kadrowa 2023. Zasady prowadzenia i przechowywania
Opracowanie merytoryczne
Marek Skałkowski