Kontrola dostępu do poufnych danych finansowych klientów w biurach rachunkowych

Dlaczego kontrola dostępu do poufnych danych finansowych klientów jest ważna?

Kontrola dostępu jest ważna z kilku powodów. Przede wszystkim:

• jest kluczowa dla zabezpieczenia danych przed wewnętrznymi zagrożeniami. Nawet w najbardziej zaufanych organizacjach istnieje ryzyko, że pracownik może celowo lub przypadkowo ujawnić poufne informacje. Ograniczanie dostępu do danych tylko dla osób, które naprawdę potrzebują tych informacji, znacznie zmniejsza to ryzyko;
• umożliwia lepszą rozliczalność i odpowiedzialność pracowników. Gdy dostęp do danych jest odpowiednio kontrolowany i monitorowany, można dokładnie śledzić, kto, kiedy i dlaczego uzyskiwał dostęp do określonych informacji lub je modyfikował. To jest szczególnie ważne w przypadku jakiejkolwiek niewłaściwej działalności lub podejrzenia naruszenia danych;
• pomaga biurom rachunkowym spełniać wymagania prawne i regulacyjne dotyczące ochrony danych osobowych i finansowych klientów. Naruszenie tych przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych, dlatego ważne jest, aby biura rachunkowe miały skuteczne procedury kontroli dostępu.

Rola autoryzacji w kontroli dostępu do poufnych danych finansowych klientów w biurach rachunkowych

Autoryzacja jest kluczowym elementem kontroli dostępu do poufnych danych finansowych klientów w biurach rachunkowych. Bez skutecznej autoryzacji nie można kontrolować dostępu do danych.

Przykładem nieprawidłowej autoryzacji jest sytuacja, w której wszyscy pracownicy w biurze rachunkowym mają dostęp do jakiegoś zasobu, używając tego samego hasła. Takie podejście uniemożliwia ustalenie, kto odczytywał lub modyfikował te dane.

W biurach rachunkowych błąd ten czasami popełniany jest na przykład przy „Płatniku”, do którego jednym hasłem loguje się kilku pracowników działu kadr.

Skuteczna autoryzacja powinna być oparta na tożsamości konkretnej osoby. W tym przypadku każdy pracownik ma swoją unikatową nazwę użytkownika i hasło, które są powiązane z określonymi uprawnieniami dostępu. Dzięki temu można precyzyjnie kontrolować, kto ma dostęp do jakich danych, a także śledzić, kto dokładnie przeglądał lub edytował dane w danym momencie.

Stosowanie zasad minimalnych uprawnień i segregacji obowiązków w biurze rachunkowym

Zasada minimalnych uprawnień oznacza, że pracownicy otrzymują tylko te uprawnienia dostępu, które są niezbędne do wykonania ich obowiązków służbowych.

Implementacja zasady najmniejszych uprawnień w praktyce

Zasada najmniejszych uprawnień (principle of least privilege – PoLP) polega na przyznawaniu użytkownikom tylko tych uprawnień, które są im niezbędne do wykonania ich obowiązków służbowych. Oznacza to, że pracownicy biura rachunkowego nie mają dostępu do wszystkich danych klientów ani do wszystkich zasobów firmy. Mają jedynie dostęp do tych danych, które są im potrzebne do realizacji konkretnego zadania.

Implementacja tej zasady w praktyce polega na ustaleniu konkretnych ról i uprawnień dla każdego pracownika oraz na regularnej ocenie i aktualizacji tych uprawnień. Przykładowo księgowy odpowiedzialny za rozliczenia podatkowe będzie potrzebował dostępu do dokumentów związanych z podatkami, ale niekoniecznie do danych kadrowych pracowników. Z drugiej strony pracownik działu kadr będzie potrzebował dostępu do danych pracowniczych, ale nie do dokumentów podatkowych klientów.

W praktyce oznacza to, że uprawnienia dostępu są przyznawane na podstawie konkretnej roli pracownika i zadań, które ma do wykonania. Kluczowe jest regularne monitorowanie i aktualizacja uprawnień dostępu, aby zapewnić, że są one zgodne z obowiązkami pracowników i chronią poufność danych klientów.

Systemy do zarządzania tożsamościami i dostępem

Systemy do zarządzania tożsamościami i dostępem (Identity and Access Management – IAM) są używane w procesie kontrolowania dostępu. Zapewniają one spójne podejście do zarządzania dostępem. Pozwalają na definiowanie ról i uprawnień dla każdego pracownika, monitorowanie aktywności i audyt dostępu, a także automatyzują procesy przyznawania i cofania uprawnień.

System zarządzania tożsamościami i dostępem (IAM) a praktyka biur rachunkowych

W praktyce biur rachunkowych implementacja skutecznego systemu zarządzania tożsamościami i dostępem (IAM) może być wyzwaniem. Często w biurach rachunkowych używane są różne, niepowiązane ze sobą programy do obsługi różnych aspektów działalności. Może to obejmować oprogramowanie do obsługi księgowości, zarządzania płacami, obsługi relacji z klientami oraz różne narzędzia do raportowania i analizy danych.

Taka fragmentaryczna infrastruktura IT sprawia, że trudno jest wprowadzić spójny system zarządzania dostępem, który obejmowałby wszystkie używane narzędzia. Zamiast tego dostęp do poszczególnych systemów jest często zarządzany oddzielnie, co może prowadzić do niespójności i trudności w monitorowaniu i kontrolowaniu dostępu do danych klientów.

W praktyce oznacza to, że wiele biur rachunkowych nie ma skutecznie wdrożonego systemu IAM, mimo że rozumieją jego znaczenie. W efekcie zarządzanie dostępem do danych klientów często polega na manualnym nadawaniu i odbieraniu uprawnień w wielu systemach odrębnie.

Monitorowanie i audyt dostępu

Regularne monitorowanie aktywności użytkowników, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, pozwala na szybkie wykrycie i odpowiedź na wszelkie nieautoryzowane działania, zwiększając tym samym bezpieczeństwo danych klientów.

Reagowanie na nieautoryzowany dostęp do poufnych danych finansowych klientów

W przypadku wykrycia nieautoryzowanego dostępu do poufnych danych finansowych klientów biuro rachunkowe powinno działać szybko, aby zminimalizować ryzyko dalszego naruszenia bezpieczeństwa. Pierwszym krokiem powinno być natychmiastowe odcięcie dostępu do systemów dla podejrzanej osoby lub adresu IP. Następnie powinno zostać przeprowadzone dochodzenie, aby zrozumieć, jak doszło do nieautoryzowanego dostępu i co było celem.

W zależności od wyników dochodzenia biuro rachunkowe powinno podjąć odpowiednie działania, takie jak zmiana haseł, aktualizacja oprogramowania zabezpieczającego lub wprowadzenie dodatkowych warstw zabezpieczeń. W przypadku naruszenia danych klienta biuro rachunkowe powinno również poinformować klienta o incydencie, zgodnie z obowiązującym prawem o ochronie danych osobowych.

Najczęstszy przypadek nieautoryzowanego dostępu to błąd lub ciekawość pracownika. Warto reagować i w takich przypadkach – choćby pytając o cel działań. Szybki kontakt w tej sprawie uświadomi pracownikowi, że ochrona danych w biurze rachunkowym traktowana jest poważnie i są wdrożone skuteczne narzędzia śledzące nieautoryzowane działania.

Artykuł pochodzi z książki:
Bezpieczne biuro rachunkowe. Odpowiedzialność prawna, ochrona danych i dokumentów

Autorzy
Elżbieta Krywko

• Doradca podatkowy nr 05830
• Dyrektor zarządzający biurem rachunkowym od 1995 r.
• Mentor i trener biznesu
• Założycielka grupy na Facebooku „Zarządzanie biurem rachunkowym … od kuchni”
• Autorka poradnika Infor „Zarządzanie biurem rachunkowym”

Adam Krywko

• Programista
• Właściciel biura rachunkowego od 2012 r.
• Mentor i trener biznesu
• Specjalista w zakresie cyberbezpieczeństwa