Kontrola merytoryczna dowodów księgowych w jednostkach CUW

W szczególności kontrola ta polega na zbadaniu, czy operacja gospodarcza, której podstawę stanowi dowód księgowy, jest:

• zgodna z obowiązującymi przepisami;
• gospodarczo uzasadniona i zgodna z przepisami ustawy – Prawo zamówień publicznych;
• zgodna co do ilości i jakości robót, usług, cen oraz terminów realizacji wykazanych w dowodzie z warunkami określonymi w umowie lub zamówieniu;
• została wykonana w sposób rzetelny, oszczędny i efektywny z zachowaniem należytej staranności i zasad wynikających z obowiązujących cenników, taryf, norm i standardów;
• wykonanie operacji gospodarczej jest niezbędne do zabezpieczenia poprawnego wykonania zadań lub funkcjonowania jednostki.

Kontroli merytorycznej przypisuje się kryteria:

• legalności,
• celowości,
• rzetelności,
• gospodarności.

Kontrola merytoryczna obejmuje również sprawdzenie, czy dokonywanie wydatków jest zgodne z ustawą o finansach publicznych oraz czy realizacja zadań jest objęta zatwierdzonym planem finansowym.

Potwierdzenie kontroli merytorycznej powinno być poprzedzone odnotowaniem istotnych cech dokonanego zakupu, w szczególności powołanie się na treść zawartych umów i ich sygnatury, wskazanie terminowości i kompletności wykonanych prac oraz kwalifikacji wydatku, w szczególności części, rozdziału, paragrafu, źródła finansowania (fundusz celowy, budżet, budżet środków europejskich, itp.).

Zatwierdzanie dowodów księgowych przekazywanych do CUW

Dowody księgowe, które są przekazywane do CUW, powinny być zatwierdzone do wypłaty przez kierownika jednostki obsługiwanej.

Dokumenty księgowe, które finansowane są ze środków Unii Europejskiej, w zakresie kwalifikowalności powinny być potwierdzane przez osobę upoważnioną – pracownika jednostki obsługiwanej. W sytuacji gdy w sprawdzanej merytorycznie fakturze, rachunku i nocie występują błędy lub nieścisłości, do obowiązków kierującego właściwą komórką organizacyjną należy wyegzekwowanie od dostawcy towarów lub usług dokumentów korygujących oraz zgody na prolongatę terminu płatności.

Kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych dokonywana jest w jednostce obsługującej (CUW) i polega na sprawdzeniu, czy dowód nie zawiera błędów rachunkowych, a w szczególności, czy zawiera następujące dane:

• określenie wystawcy;
• wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej – nabywca, odbiorca;
• datę wystawienia dokumentu oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
• właściwe określenie przedmiotu operacji gospodarczej oraz jej wartości i ilości;
• czy dokument został sporządzony w sposób kompletny, staranny, czytelny, w sposób trwały i zrozumiały;
• czy w opisie dokumentu wypełniono wszystkie pola (elementy), a jego wynik umożliwia ujęcie, w sposób poprawny, operacji gospodarczej w księgach rachunkowych;
• czy sporządzenie, opisanie i kontrola dokumentu zostały przeprowadzone przez
  właściwych pracowników;
• czy dokument nie zawiera poprawek treści dokonanych w sposób niedozwolony

WAŻNE!
Dokonanie kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej dowodu księgowego musi być wyraźnie potwierdzone datą i podpisem osoby sprawdzającej.

Dowody księgowe, jak już wspomniano wcześniej, powinny być rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Jednak w przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli, że sprawdzany dowód księgowy nie spełnia wymogów formalno-rachunkowych, pracownik komórki finansowej niezwłocznie podejmuje działania w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Kontrola dowodów księgowych w jednostkach CUW – rola głównego księgowego

Dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym podlegają kontroli wstępnej przez głównego księgowego poprzez złożenie podpisu i umieszczenie daty na dowodzie.

Dowodem dokonania przez głównego księgowego końcowej kontroli jest jego podpis
złożony na dokumencie, który oznacza, że:

• nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;
• nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalnej i rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;
• zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w przypadku nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania i zawiadamia o tym fakcie kierownika jednostki, który podejmuje decyzje o wstrzymaniu realizacji zakwestionowanej operacji lub wydaje pisemne polecenie jej wykonania. Jeżeli kierownik jednostki wyda polecenie realizacji zakwestionowanej operacji, główny księgowy niezwłocznie zawiadamia o tym w formie pisemnej dysponenta części budżetowej.

W celu realizacji zadań główny księgowy ma prawo:

• wnioskować do kierowników jednostek i dyrektora CUW o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez jednostki i komórki organizacyjne CUW prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej;
• żądać od dyrektorów jednostek obsługiwanych udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień. Tylko zatwierdzone przez kierownika/dyrektora dokumenty do zapłaty stanowią podstawę do dokonania przelewu w terminie płatności, co następnie pozwala na ujęcie tej operacji w księgach rachunkowych danej jednostki.

Artykuł pochodzi z książki:
Samorządowe centra usług wspólnych. Zadania, zasady tworzenia i funkcjonowania

Autor
Marta Banach