KSeF – zmiana zasad korygowania faktur ustrukturyzowanych i rozliczania faktur korygujących

Jakie są zasady korygowania błędów na fakturze?

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF każda faktura korygująca, niezależnie od tego, jakiej faktury dotyczy, będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej. Nie dotyczy to oczywiście faktur wyłączonych z KSeF lub podatników zwolnionych z obowiązku posługiwania się tym systemem.

Faktura korygująca będzie jedynym dokumentem korygującym, gdyż nie będzie można wystawiać not korygujących. Nawet drobne błędy w nazwie sprzedawcy lub kupującego będą musiały być korygowane fakturą korygującą. Jeśli popełnimy błąd w NIP kupującego na fakturze ustrukturyzowanej, to trzeba będzie wystawić fakturę korygującą do zera i nową fakturę. Nie będzie można również anulować faktur ustrukturyzowanych przesłanych do KSeF.

Jakie są zasady rozliczenia faktur korygujących in minus?

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF zasadą będzie rozliczanie faktur korygujących ustrukturyzowanych „in minus” z wykazanym podatkiem w miesiącu ich wystawienia, czyli przesłania do KSeF (tryb online). W miesiącu ich przesłania do KSeF rozliczane będą również faktury korygujące wystawione w trybie offline 24 i trybach awaryjnych.

Przypadki, kiedy faktury korygujące „in minus” rozliczymy w dacie przesłania ich do KSeF

Rodzaj faktury korygującej „in minus”

1. Faktura korygująca wystawiona w trybie online, doręczona w KSeF lub poza KSeF.
2. Faktura korygująca wystawiona w trybie offline24, doręczona w KSeF.
3. Faktura korygująca wystawiona w trybie offline24 lub w czasie niedostępności systemu, doręczona poza KSeF:

• nabywcy, który jest podmiotem nieposiadającym siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• nabywcy, który jest podmiotem nieposiadającym siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
• nabywcy, który jest podatnikiem korzystającym ze zwolnienia w ramach procedury SME,
• nabywcy, który jest podmiotem nieposługującym się numerem VAT ani NIP,
• nabywcy, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
  

4. Faktura korygująca wystawiona w trybie offline z powodu awarii systemu, doręczona w KSeF lub poza KSeF.
5. Faktura korygująca wystawiona w okresie niedostępności systemu, doręczona w KSeF

Jeśli nie możemy rozliczyć faktury w dacie przesłania jej do KSeF, to do rozliczenia faktury korygującej „in minus” będzie potrzebne potwierdzenie jej odbioru. Nie zawsze potwierdzenie odbioru będzie potrzebne. Gdy potwierdzenie odbioru nie będzie wymagane, fakturę będziemy rozliczać w dacie jej wystawienia.

Faktury korygujące „in minus”, w których przypadku nie stosuje się warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej

Rodzaj faktury korygującej „in minus”, których wystawienie nie wymaga potwierdzenia

1. Faktury korygujące dotyczące eksportu towarów.
2. Faktury korygujące dotyczące wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów
3. Faktury korygujące dotyczące dostaw towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju
4. Faktury korygujące dotyczące sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT (tj. usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody, odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, odpadami, usług zamiatania śmieci i usuwania śniegu oraz pozostałych usług sanitarnych).
5. Faktury korygujące, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej.

Natomiast nabywca będzie zasadniczo zobowiązany do rozliczenia ustrukturyzowanych faktur korygujących „in minus” za miesiąc, w którym otrzymał te faktury. Jeśli do tej pory nie odliczy jeszcze VAT z faktury pierwotnej, to korektę uwzględni za miesiąc, w którym dokona odliczenia.

Przypomnijmy, fakturę ustrukturyzowaną, również korygującą, uważa się za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru w KSeF. Natomiast w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Zasady rozliczania faktur korygujących „in plus” nie zmienią się.

Artykuł pochodzi z książki:
Jak przygotować się do zmian 2026. Podatki. Rachunkowość. Prawo pracy. ZUS

Autorka
Joanna Dmowska
Prawnik, ekspertka w zakresie VAT, autorka licznych publikacji.