Ochrona danych osobowych – pozyskiwanie danych osobowych od osób ubiegających się o zatrudnienie

Obecnie – zgodnie z art. 221 § 1 k.p. – pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko,
• datę urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jednakże danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca żąda tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Zatem w obecnym stanie prawnym pracodawca nie może żądać od kandydata na pracownika danych dotyczących jego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeśli nie są one niezbędne do wykonywania pracy, o którą się ubiega. Takich danych pracodawca będzie mógł domagać się dopiero od pracownika, jeśli będą one konieczne do korzystania z konkretnych uprawnień pracowniczych, np. do celów naliczenia stażu urlopowego.

Przepisy zobowiązują zatem pracodawców do dokonania oceny, jakie dane z tych, których można wymagać od kandydata do pracy, są potrzebne do zatrudnienia określonej osoby. Nie każdy stosunek pracy uzasadnia bowiem gromadzenie informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

O tym, które dane kandydata do określonej pracy są niezbędne, decydują przede wszystkim przepisy prawa, ale także przepisy wewnątrzzakładowe obowiązujące u pracodawców.

Kwalifikacje zawodowe pracowników wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku mogą być ustalane w przepisach prawa pracy przewidzianych w art. 771–773 k.p., w zakresie nieuregulowanym w przepisach szczególnych (art. 102 k.p.).

Do przepisów wewnątrzzakładowych wskazanych w art. 771–773 k.p. należą:

• układy zbiorowe (zakładowe i ponadzakładowe),
• regulaminy wynagrodzenia,
• wewnątrzzakładowe regulaminy premiowania
• regulaminy przyznawania nagród.

Za dopuszczalne należy uznać również, że kwalifikacje zostaną określone w zarządzeniach lub innych regulaminach wewnętrznych (np. regulaminie pracy) pracodawcy niebędących przepisami prawa pracy z art. 771–773 k.p. Z przepisów szczególnych, które ustalają kwalifikacje zawodowe pracowników, można wskazać przepisy płacowe wydane przez właściwego ministra do spraw pracy na wniosek właściwego ministra (w przypadku pracowników zatrudnionych w państwowych jednstkach sfery budżetowej) czy też przepisy powszechnie obowiązujące odnoszące się do poszczególnych grup zawodowych, np. kierowców, prawników, nauczycieli, lekarzy itd.

Pracodawca ma prawo żądać potwierdzenia przebiegu wykształcenia, a więc dyplomów ukończenia studiów, certyfikatów itp. Nie może się jednak domagać szczegółowych danych, np. co do ocen ze studiów, zakresu tematycznego przedmiotów. Kandydat do pracy na podstawie swojej zgody może przedłożyć jednak szerszy zakres informacji.

Co do przebiegu wykształcenia i kwalifikacji rekomendowane jest jak najbardziej szczegółowe dookreślenie w ogłoszeniu rekrutacyjnym danych, na jakich pracodawcy zależy w odniesieniu do danego stanowiska.

W odniesieniu do informacji dotyczących przebiegu dotychczasowego zatrudnienia w praktyce na ogół przyjmuje się, że chodzi o pozostawanie w stosunku pracy. Nie ma jednak przeszkód, żeby kandydat dla udokumentowania swojego doświadczenia przedłożył także dowody potwierdzające doświadczenie na podstawie innego rodzaju zatrudnienia, np. w ramach umów cywilnoprawnych. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 11 stycznia 2017 r. (I PK 25/16, OSP 2018/3/29), w którym wskazał, że:

SN
(...) przepis pkt 6 § 1 art. 22 1 k.p. mówi o przebiegu „zatrudnienia”, a nie: pracy. Pojęcie to należy rozumieć szeroko, nie jako jedynie zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, ale również jako zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, o dzieło itp.).

Pracodawca nie ma możliwości zmuszenia kandydata do podania wymaganych danych, jednak odmowa ich przedstawienia lub przedstawienie niekompletnych danych może stanowić podstawę do odrzucenia kandydatury, a w efekcie podjęcia decyzji o niezatrudnieniu takiego kandydata.

Gromadzenie danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest również możliwe na podstawie zgody. Dotyczy to danych, których pobranie nie wynika wprost z przepisów, a które pracodawca i kandydat uznają za pożądane.

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wskazane w przepisach, z wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych. Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także nie może powodować wobec niej jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia. Przetwarzanie danych za zgodą dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Zgoda osoby ubiegającej się o pracę na przetwarzanie danych wrażliwych, np. dotyczących zdrowia, następuje wyłącznie z inicjatywy takiej osoby. Do przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii (danych wrażliwych) mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę (art. 221b § 3 k.p.). Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Należy pamiętać, że taka zgoda musi być: wyraźna, konkretna, jednoznaczna, dobrowolna.

Artykuł pochodzi z książki:
Dokumentacja kadrowa 2024. Zasady prowadzenia i przechowywania

Autor
Marek Skałkowski