Definicja faktury ustrukturyzowanej nie zawiera wymogu przesłania faktury do odbiorcy w określony sposób, w szczególności w systemie KSeF. To oznacza, że odbiorca, który nie wyraził zgody na otrzymywanie e-faktur w KSeF w systemie dobrowolnym, może otrzymywać faktury ustrukturyzowane w różnych formach, np. jako wydruk przesłany pocztą, w formatach elektronicznych na skrzynkę e-mail czy z użyciem KSeF (przez tzw. dostęp anonimowy). Podatnik, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w KSeF, odbiera je bezpośrednio w KSeF – zbiorczo lub pojedynczo. Otrzymywanie faktury przez odbiorcę może jednak nieść odmienne skutki, w zależności od tego, w jaki sposób jest realizowane.
Należy zaznaczyć, że w obowiązkowym KSeF nie będzie wymagana zgoda nabywcy na otrzymywanie e-faktur w KSeF, ponieważ zasadniczo wszyscy podatnicy będą dokonywali odbioru faktur w systemie. Teoretycznie możliwe będzie również przesłanie faktury ustrukturyzowanej poza systemem, jednak o statusie prawidłowej e-faktury będzie decydował nadany przez system numer KSeF.
Odbiór faktur ustrukturyzowanych w KSeF
Jeśli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w KSeF, to podstawowym sposobem dostarczenia mu faktury ustrukturyzowanej będzie właśnie odbiór faktury w systemie. Ten natomiast, tak jak w przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, jest uzależniony od możliwości technicznych odbiorcy.
Co do zasady, aby odebrać fakturę z użyciem KSeF, konieczne jest, by wewnętrzne systemy informatyczne odbiorcy były przystosowane do komunikacji z systemem. Jeśli odbiorca posiada techniczne zaplecze do komunikacji z KSeF (poprzez API), to aby odebrać fakturę za pomocą systemu, musi, podobnie jak w przypadku wystawienia faktury, posiadać odpowiednie uprawnienia zapewniające dostęp do faktur ustrukturyzowanych. Zaawansowane systemy mogą mieć zautomatyzowaną funkcję poboru faktur z KSeF, po każdorazowym uwierzytelnieniu osoby/podmiotu do tego uprawnionego (np. poprzez token wygenerowany przez podatnika).
Podatnik posiada uprawnienia pierwotne, które po tym, jak uwierzytelni się w systemie, pozwolą mu na dostęp do faktur ustrukturyzowanych, a także na nadawanie odpowiednich uprawnień innym osobom/podmiotom. Jeśli więc odbierać faktury miałby pracownik podatnika lub podmiot obsługujący go w zakresie księgowości, konieczne będzie najpierw nadanie odpowiednich uprawnień dostępu takiemu podmiotowi.
WAŻNE!
Dostęp do faktur ustrukturyzowanych ma co do zasady podatnik. Inne osoby mogą uzyskać taki dostęp dopiero po nadaniu im odpowiednich uprawnień przez podatnika.
Istotność odpowiedniego przygotowania technicznego związana jest także z samą możliwością odczytania faktury przez odbiorcę. Faktura ustrukturyzowana, która jest otrzymywana za pomocą systemu, ma format XML.
Oznacza to, że oprogramowanie, które będzie zapewniać odbiorcy ściąganie faktur, powinno umożliwiać także wizualizację tych plików w czytelnym dla odbiorcy formacie. Jest to istotne również ze względu na obowiązujące w danym podmiocie procedury wewnętrzne w zakresie obiegu dokumentów, akceptacji faktur pod kątem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
Jeśli natomiast podatnik nie posiada odpowiedniego zaplecza technicznego, które pozwoliłoby mu na komunikację z KSeF, ma dwie możliwości uzyskania dostępu do faktury.
Dostęp do faktur ustrukturyzowanych w przypadku braku odpowiedniego zaplecza technicznego
- Dostęp do faktur ustrukturyzowanych poprzez udostępnioną przez resort finansów aplikację webową (Aplikacja Podatnika KSeF lub aplikacja e-mikrofirma).
W sytuacji gdy podatnik nie używa programów komercyjnych do wystawiania czy odbioru e-faktur, możliwy jest dostęp do e-faktury uprzednio wystawionej przez sprzedawcę dzięki Aplikacji Podatnika KSeF. Jest to rozwiązanie skierowane głównie do podmiotów, które wystawiają i odbierają nie więcej niż kilka e-faktur w miesiącu (np. jednoosobowe działalności gospodarcze). Po zalogowaniu się do systemu podatnik znajdzie w menu pozycję „Lista faktur”, a następnie zakładkę „Faktury zakupowe (Podmiot2)”, gdzie uwzględnione są wszystkie e-faktury wystawione na rzecz podatnika przez sprzedawców. Oprócz danych identyfikujących e-fakturę, takich jak NIP czy nazwa sprzedawcy, widnieje tu także numer KSeF e-faktury.
- Dostęp do faktur ustrukturyzowanych przez tzw. dostęp anonimowy czy przesłanie przez wystawcę odbiorcy linku do faktury w KSeF, do której można mieć dostęp na podstawie danych dotyczących faktury, otrzymanych od wystawcy.
Zgodnie z art. 106g ust. 3c ustawy o VAT chodzi o łączne podanie danych faktury określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF)[1], tj.:
- numeru identyfikującego daną fakturę w KSeF,
- numeru faktury,
- NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o braku identyfikatora,
- imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku takich danych,
- kwoty należności ogółem.
Wymienione powyżej metody są jednak z reguły przeznaczone dla mniejszych podmiotów lub osób fizycznych. W przypadku większych przedsiębiorców mogą być zwyczajnie niepraktyczne w razie konieczności częstszego odbioru większej liczby faktur ustrukturyzowanych, zwłaszcza gdy będą oni również wystawiać swoje faktury w KSeF.
Szczególnie niepraktycznie zostały skonstruowane regulacje dotyczące dostępu do faktury przez podanie danych określonych w rozporządzeniu w sprawie korzystania z KSeF. Zakres ten jest dość obszerny, biorąc pod uwagę, że już numer identyfikujący fakturę w KSeF powinien jednoznacznie wskazywać na konkretny dokument, a w połączeniu z jeszcze jedną dodatkową informacją zapewniać brak dostępu do faktur na podstawie przypadkowych numerów.
Kwestia ta była poruszana przez liczne organizacje na etapie konsultacji publicznych projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF. W odpowiedzi MF wskazywało jednak, że taki zakres danych jest konieczny dla zapewnienia bezpieczeństwa całego systemu.
System nie udzieli dostępu do faktury, gdy dane podane przy próbie anonimowego dostępu do faktury różnią się nieznacznie od rzeczywistych danych wskazanych na fakturze. Problem z dostępem do e-faktury w KSeF może wystąpić na przykład w sytuacji, gdy będzie rozbieżność w podaniu nazwy nabywcy (zostanie podana pełna nazwa: „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”, podczas gdy na fakturze użyto skrótu sp. z o.o.), a nawet jeśli nabywca pominie kropkę w nazwie podmiotu. Zatem niezwykle istotna pozostaje w tym wypadku komunikacja między wystawcą i odbiorcą faktury.
WAŻNE!
System nie udzieli dostępu do faktury nawet wtedy, gdy dane podane przy próbie anonimowego dostępu do faktury różnią się nieznacznie od rzeczywistych danych wskazanych na fakturze.
Proces ten jest o tyle skomplikowany, że wymaga od sprzedawcy udostępnienia powyższych danych nabywcy np. poprzez e-mail, co z punktu widzenia wystawiającego e-fakturę może stanowić duże utrudnienie. W związku z tym w przepisach wprowadzających obowiązkowy KSeF wprowadzono konieczność, w określonych przypadkach, zawarcia na fakturze QR kod. W tej sytuacji oprócz kodu QR nabywca będzie miał obowiązek podać kolejny numer faktur oraz swój identyfikator podatkowy.
Niewątpliwie jednym z istotnych mankamentów funkcjonalności KSeF jest brak powiadomień odbiorcy o fakcie wystawienia na jego rzecz faktury ustrukturyzowanej przez wystawcę. Jeśli odbiorca nie posiada odpowiedniego oprogramowania zintegrowanego z KSeF, które okresowo automatycznie dopytywałoby system o otrzymane faktury, będzie on zmuszony do okresowego „ręcznego” sprawdzania systemu. Ewentualnie warto rozważyć wprowadzenie procedury polegającej na informowaniu nabywcy przez dostawcę o wystawieniu faktury w KSeF.
Jest to bardzo istotne, ponieważ otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w przepisach ustawy o VAT jest rozumiane jako moment nadania fakturze numeru KSeF. Takie rozwiązanie ma pozostać również w obowiązkowym systemie.
[1] Rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – Dz.U. z 2021 r. poz. 2481.
Artykuł pochodzi z książki:
KSeF. Wdrożenie w firmie
Autorki:
Janina Fornalik – doradca podatkowy i partner w MDDP
Klaudyna Matusiak-Frey – doradca podatkowy i starszy konsultant w MDDP