PKPiR w okresie zawieszenia działalności gospodarczej – o czym warto wiedzieć?

Przedsiębiorca niezatrudniający pracowników i wpisany do CEIDG może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy jednak niż 30 dni – art. 23 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1480).

Przedsiębiorca wpisany do KRS może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy (art. 23 ust. 2 Prawa przedsiębiorców). W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG okres zawieszenia działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis zawieszenia i trwa do dnia wskazanego w tym wniosku, albo do dnia wskazanego we wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej, albo do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego.

W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o zawieszeniu działalności gospodarczej, nie wcześniej niż w dniu złożenia wniosku, i trwa do dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej, który nie może być wcześniejszy niż dzień złożenia wniosku (art. 24 ust. 3 Prawa przedsiębiorców).

W stosunku do zobowiązań publicznoprawnych, takich jak podatki, zawieszenie działalności gospodarczej wywiera skutki prawne od dnia, w którym się rozpoczyna. Skutek ten trwa do dnia poprzedzającego dzień wznowienia wykonywania działalności gospodarczej.

Jakich działań nie może wykonywać przedsiębiorca w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej?

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z niej bieżących przychodów. Zawieszenie działalności gospodarczej zawiesza również amortyzację środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność. Przerwa w amortyzacji trwa do końca tego miesiąca, w którym wznowiono wykonywanie działalności gospodarczej.

W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorcy nie muszą również odprowadzać zaliczek na podatek dochodowy za okres objęty zawieszeniem (art. 44 ust. 10 ustawy o PIT). Prawo to przysługuje bez względu na rodzaj płaconego podatku (skala, liniowy) czy metody odprowadzania zaliczek.

Za okres zawieszenia działalności gospodarczej zasadniczo nie składa się również deklaracji VAT. Jednak od tej zasady istnieje wiele wyjątków, ponieważ zwolnienie nie dotyczy:

• podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
• podatników dokonujących importu usług lub nabywających towary – w zakresie których są podatnikiem;
• okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu;
• okresów rozliczeniowych, za które podatnik jest obowiązany do rozliczenia z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu oraz za które musi zrobić korektę podatku naliczonego (art. 99 ust. 7a w zw. z ust. 7b ustawy o VAT).

Czynni podatnicy VAT mają obecnie obowiązek przesyłania plików JPK_V7. Jak wcześniej wspomniano, w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej podatnicy VAT są zwolnieni z obowiązku składania deklaracji VAT. Dotyczy to również deklaracji składanych w ramach JPK_V7M/JPK_V7K. Ponadto, jeżeli podatnik – z uwagi na zawieszoną działalność gospodarczą – nie prowadzi zapisów w ewidencji VAT, nie ma również obowiązku wysyłania części ewidencyjnej JPK_V7 za okresy zawieszenia. Jednak w przypadku wystąpienia sytuacji, które obligują go do złożenia deklaracji, np. gdy podatnik dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, to pomimo zawieszenia działalności, uzupełnia on ewidencję VAT i wysyła JPK_V7 z deklaracją.

UWAGA!
Zawieszenie wykonywania działalności nie zwalnia podatnika z obowiązku prowadzenia PKPiR oraz złożenia zeznania rocznego w podatku dochodowym. W PKPiR zostaną rozliczone te zdarzenia, które podatnik ma prawo lub obowiązek rozliczyć w okresie zawieszenia działalności. Jednym z obowiązków związanych z prowadzeniem PKPiR jest sporządzenie remanentu na koniec każdego roku podatkowego. Obowiązek ten należy spełnić również w okresie zawieszenia działalności gospodarczej. Natomiast remanentu nie należy sporządzać na moment zawieszenia czy odwieszenia działalności gospodarczej. Podatnik nie zamyka bowiem księgi przychodów i rozchodów na okres zawieszenia.

Jakie prawa ma przedsiębiorca w czasie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej?

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:

• ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;
• ma prawo przyjmować należności lub ma obowiązek regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
• ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
• ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
• wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
• ma prawo osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
• może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą;
• może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej (art. 25 Prawa przedsiębiorców).

W okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może rozliczać w kosztach wydatków związanych z bieżącym prowadzeniem działalności gospodarczej. Rozliczenie tego typu wydatków w kosztach świadczy o wykonywaniu działalności gospodarczej. Inaczej jest z wydatkami wynikającymi z długoterminowych umów podpisanych przed zawieszeniem działalności.

Przedsiębiorca ma obowiązek w okresie zawieszenia działalności gospodarczej regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia. Przykładem są czynsze z długoterminowych umów najmu, dzierżawy czy leasingu. Podatnik może przykładowo zaliczyć do kosztów w okresie zawieszenia raty leasingowe z umowy podpisanej przed zawieszeniem działalności.

Wznowienie działalności gospodarczej oznacza powrót do możliwości osiągania z niej bieżących przychodów.

Artykuł pochodzi z książki:
PKPiR 2026

Opracowanie merytoryczne
Katarzyna Wojciechowska