Potrącenia z wynagrodzenia za pracę w 2025 roku. Co warto wiedzieć?

Kwoty wolne od potrąceń

Zgodnie z art. 87(1) § 1 Kodeksu pracy „wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po dokonaniu stosownych odliczeń”.

Ogólne zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzenia

Na mocy art. 87 § 1 Kodeksu pracy, z pensji pracowniczej – odliczeniu podlegają:

• składki na ubezpieczenia społeczne,
• zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• wpłaty dokonywane do pracowniczego planu kapitałowego, w rozumieniu ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.

Co można potrącić z wynagrodzenia?

Wynagrodzenie za pracę może zostać pomniejszone przez pracodawcę o:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi (przy czym nie chodzi tu o zaliczki na poczet wynagrodzenia, ale zaliczki np. na poczet podróży służbowej lub zakup materiałów na polecenie pracodawcy – w wyroku Sądu Najwyższego z 24 lipca 2001 r., sygn. akt I PKN 552/00, OSNP 2003/12/291, wskazano, że przez zaliczki, o jakich mowa w przywołanym wyżej przepisie, należy rozumieć kwoty pieniężne wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia przeznaczone przede wszystkim na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy. Pobrana przez pracownika zaliczka pieniężna jest mieniem powierzonym mu do wyliczenia. Pojęcie „zaliczka” nie może być wykładane rozszerzająco – por. wyrok Sądu Najwyższego z 11 czerwca 1980 r., sygn. akt I PR 43/80);
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy.

Potrąceń dokonuje się w podanej wyżej kolejności. Oznacza to, że jako pierwsze potrąca się sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, następnie sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, a jako ostatnie udzielone pracownikowi zaliczki pieniężne i kary.

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się ponadto, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do płacy. Należności inne niż wyżej wymienione mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (art. 91 § 1 Kodeksu pracy).

Granice potrąceń – art. 87 KP

Zgodnie z art. 87 Kodeksu pracy, potrącenia z wynagrodzenia za pracę mogą być realizowane w określonych ustawowo granicach:

• Do wysokości 3/5 wynagrodzenia netto w przypadku świadczeń alimentacyjnych (przy alimentacyjnych nie obowiązuje kwota wolna od potrąceń).
• Do wysokości ½ wynagrodzenia netto w przypadku innych należności, łącznie z potrąceniami zaliczek pieniężnych.
• W przypadku kary pieniężnej – do wysokości jednodniowego wynagrodzenia, a łącznie z tytułu kar pieniężnych – do wysokości 1/10 wynagrodzenia.

Kwoty wolne od potrąceń – ogólne reguły

Minimalną płacę na 2025 r. dla pracownika pełnoetatowego ustalono na kwotę 4666 zł brutto. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwota wolna ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru etatu. Dotyczy to także potrąceń dobrowolnych, co potwierdza stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy wyrażone w piśmie z 22 lutego 2011 r.

Przy ustalaniu kwot wolnych od potrąceń istotne są aktualnie:

• poziom ustawowego minimum płacowego,
• wymiar czasu pracy pracownika wskazany w umowie o pracę,
• rodzaj dokonywanego z płacy potrącenia,
• wysokość wpłat dokonywanych na PPK,
• wskaźniki podatkowe takie jak zryczałtowane koszty uzyskania przychodu oraz kwota zmniejszająca miesięczne zaliczki na podatek, stosowana tylko wówczas, gdy pracownik złoży formularz PIT-2
• fakt, czy zatrudniony objęty jest „zerowym PIT” oraz czy ma na swoim utrzymaniu nieosiągających dochodów członków rodziny w sytuacji, gdy z powodu podjętych Polsce działań zapobiegających zarażeniem SARS-CoV-2 zatrudnionemu zostało obniżone wynagrodzenie lub członek jego rodziny utracił źródło dochodu.

Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• ustawowego, minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• 75% ww. minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
• 90% ww. minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 Kodeksu pracy.

Przy potrącaniu za zgodą pracownika należności na rzecz pracodawcy, kwota wolna to 100% płacy minimalnej netto, a przy dobrowolnych potrąceniach dokonywanych na rzecz innego podmiotu niż pracodawca – 80% ustawowego wynagrodzenia minimalnego netto.

Podkreślić należy, że potrącenia na rzecz pracodawcy to np. rata pożyczki z ZFŚS lub pożyczki ze środków obrotowych.

Natomiast dobrowolne potrącenia innych należności niż określone wyżej dotyczą np. spłaty pożyczek z kas zapomogowo-pożyczkowych, składek związkowych, składki na ubezpieczenie grupowe czy na pakiet medyczny.

Artykuł pochodzi z wideoszkolenia:
Wynagrodzenia 2025

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat potrącania z wynagrodzeń i poznać wszystkie zmiany w zakresie naliczania wynagrodzeń w 2025 roku, zobacz wideoszkolenie!

Autorka
Danuta Kosikowska
Specjalistka ds. kadr i płac, ekspertka INFORAKADEMII