Na pewno precyzyjne, a nie ogólnikowe wytyczenie zakresu obowiązków leży w interesie obu stron, ale z drugiej strony nadmierna kazuistyczność może prowadzić do ustaleń niekompletnych i niesatysfakcjonujących firmy jako zleceniodawcy. Ważne jest określenie przynajmniej obszarów działań, do których zobowiązuje się biuro rachunkowe.
Wymieńmy wchodzące tu w grę obszary podstawowe:
- prowadzenie urządzeń księgowych,
- rozliczanie podatków,
- rozliczenia ZUS-owskie,
- prowadzenie spraw kadrowych.
Umowa nie powinna pozostawić wątpliwości co do tego, jakich obszarów dotyczy, a więc poprzestanie np. na sformułowaniu, że przedmiotem umowy jest „kompleksowe prowadzenie księgowości”, z bardzo dużym prawdopodobieństwem, prędzej czy później, zrodzi wątpliwości co do zakresu obowiązków biura.
Nierzadko spotyka się sytuację, w której biuro wykonuje, i to w sposób ciągły, czynności nieobjęte pisemną umową. Jeśli później dojdzie do sporu co do prawidłowości wykonywania tych obowiązków, to brak umowy pisemnej nie przeszkadza w uznaniu, że oprócz umowy na piśmie strony uzgodniły ustnie wykonywanie przez biuro czynności danego rodzaju. I nawet umowny zapis, że wszelkie zmiany umowy pisemnej również wymagają zachowania formy pisemnej i to pod rygorem nieważności, też nie przeszkadza, bo możliwe jest uznanie, że oprócz umowy pisemnej strony zawarły drugą umowę, a więc nie dokonywały zmiany umowy pierwotnej.
Jest to możliwe dlatego, że umowa może być zawarta ustnie (wbrew całkiem rozpowszechnionemu mniemaniu, iż musi mieć koniecznie formę pisemną), a nawet przez sam fakt przystąpienia do jej wykonywania przez strony. Dlatego nie dziwi, że sąd, ustalając, iż biuro konsekwentnie dokonywało rozliczeń ZUS-owskich firmy, stwierdza, że się tego podjęło i jest odpowiedzialne za ich poprawność, mimo braku pisemnej umowy.
Oczywiście do takiego rozstrzygnięcia wymagane są dowody świadczące, że biuro faktycznie wykonywało obsługę ze sfery ZUS (zwłaszcza potwierdzające bezpośrednie składanie przez biuro dokumentów rozliczeniowych), gdyż w przypadku braku tych dowodów twierdzenie strony, że biuro obsługiwało sferę ZUS, zostanie uznane za gołosłowne.
Spór o zakres usług może dotyczyć innych sfer. W pouczającym przypadku sąd przyjął, że między firmą a biurem istniała umowa pisemna ograniczająca się do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz umowa niespisana, na mocy której biuro obsługiwało wnioski firmy o bezzwrotne dofinansowanie. Skoro robiło to we wcześniejszych latach, to błąd w roku późniejszym oznaczał odpowiedzialność biura. Na gruncie tego przykładu powtórzmy naukę ogólną: faktyczne i stałe wykonywanie czynności danego rodzaju może zaowocować stwierdzeniem, że biuro do ich wykonywania było zobowiązane mimo braku umowy na piśmie.
Częściej jednak spór dotyczy nie tyle pytania o to, czy biuro obsługuje dany obszar w ogóle, ile szczegółowych już obowiązków biura w danym obszarze. W obszarze podatkowym może więc powstać pytanie, czy biuro było zobowiązane do przygotowania danego rodzaju deklaracji podatkowej. Wyliczenie deklaracji podatkowych objętych zakresem działania biura wydaje się więc dobrym pomysłem. Jednak prawdopodobnie najważniejsza oś sporu dotyczy pytania: czy biuro jest zobowiązane do dbałości o prowadzone sprawy firmy jedynie z formalnego, czy także z merytorycznego punktu widzenia?
W obszarze prowadzenia urządzeń księgowych sprawa ta wygląda bodaj najprościej, gdyż rozwiązaniem standardowym, o ile nie wręcz jedynym możliwym, jest przyjęcie w umowie, że biuro odpowiada za poprawność dokumentów źródłowych wyłącznie od strony formalnej, a więc nie wnika w to, jak się one mają do rzeczywistości, czyli nie sprawdza ich rzetelności. Tutaj granica między oceną formalną a merytoryczną dokumentów przekazywanych przez firmę wydaje się ostra. Nie da się jednak tego powiedzieć na gruncie rozliczeń podatkowych. Jak daleko biuro zobowiązane jest czuwać nad rozliczeniami podatkowymi firmy?
Przykładowo, czy powinno zwrócić firmie uwagę, że bez dokonania jakiejś szczególnej czynności merytorycznej dany wydatek nie może być uznany za koszt podatkowy? Z punktu widzenia kształtowania umowy między firmą a biurem – musimy poprzestać na spostrzeżeniu, że w umowie nie da się wytyczyć szczegółowo zakresu obowiązków biura w zakresie pieczy nad podatkami firmy. Ważne jest jednak to, czy umowa przewiduje udzielanie pomocy sięgającej ponad samo sporządzanie deklaracji podatkowych na podstawie dokumentów źródłowych.
Co ważne, jeśli w biurze nie funkcjonuje doradca podatkowy, to umowa nie może obejmować czynności zastrzeżonych dla doradztwa podatkowego. Nie może więc polegać na udzielaniu abstrakcyjnych porad podatkowych ani na kształtowaniu strategii podatkowej firmy. Nie oznacza to jednak niedopuszczalności pomocy wykraczającej poza suche księgowanie, dotyczącej np. zakwalifikowania księgowanego zdarzenia na potrzeby podatkowe. Można tę pomoc nazwać doradztwem księgowym[1], pomocą merytoryczną w niezbędnym zakresie, itp. W każdym razie w obliczu sporu sądy przypatrują się umowie i zawarcie w niej (albo niezawarcie) postanowienia o wsparciu merytorycznym jest często okolicznością istotną.
Inny rodzaj potencjalnego sporu dotyczy kwestii, czy księgowy był zobowiązany do wykonania konkretnej czynności w ramach obszaru, którym się zajmuje. W tym zakresie należy wskazać, że praktycznie niemożliwe jest, by umowa między firmą a księgowym wyliczała wszystkie rodzaje czynności, do których zobowiązuje się księgowy.
Wobec tego należy przyjąć, że w danym obszarze powinien on wykonywać wszystkie niezbędne czynności, a jeśli firma zażąda wykonania jakiejś czynności dotychczas niewykonywanej, to – przy założeniu, że mieści się ona w obsługiwanym obszarze – księgowy powinien tę czynność wykonać, nie traktując tego jako zmiany umowy, ale jako wskazanie ze strony zleceniodawcy wydane w ramach wykonania umowy.
W kolejnym przypadku księgowy zajmował się obsługą rozliczeń ZUS przedsiębiorcy, który w pewnym momencie poprosił o wyrejestrowanie go z rejestru płatników składek. Sąd uznał, że czynność ta mieściła się w zakresie umowy, choć nie była w niej wprost wymieniona.
W przypadku gdy firma jest spółką osobową, warto też zadbać o klarowność relacji między biurem rachunkowym a wspólnikami takiej spółki, bo przecież to oni, a nie spółka, są podatnikami podatku dochodowego. Biuro zawiera jednak umowę ze spółką. I tu widać już grunt do nieporozumień.
[1] Należy jednak mieć na uwadze, że nie może korzystać ze zwolnienia limitowego z VAT (sprzedaż do 200 000 zł) podatnik świadczący usługi doradztwa (art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. b ustawy o VAT), wobec czego sformułowanie to może razić podatnika chcącego skorzystać z tego zwolnienia. Dodajmy, że przyjmuje się, iż samo usługowe prowadzenie księgowości nie jest doradztwem w rozumieniu ww. przepisu – zob. np. interpretację ogólną Ministra Finansów z 9 kwietnia 2015 r. (Dz.Urz. MF, poz. 25) oraz wyrok NSA z 2 października 2014 r., I FSK 1530/13.
Artykuł pochodzi z książki:
Odpowiedzialność księgowych. Cywilna, pracownicza i karna
Autor
Krzysztof Janczukowicz