Urlop na żądanie jako część należnego wymiaru urlopu wypoczynkowego
Można spotkać się z opiniami, zwłaszcza wśród pracowników, że urlop na żądanie jest dodatkowym urlopem, zasilającym pulę standardowego urlopu wypoczynkowego. Powyższy pogląd nie ma absolutnie oparcia w obowiązujących przepisach urlopowych. Tym samym należy wskazać, że urlop na żądanie nie jest żadnym dodatkowym urlopem. Jest to urlop wywodzący się z należnej pracownikowi na dany rok puli dni urlopu.
Urlop udzielany w trybie na żądanie stanowi 4 dni wchodzące w wymiar 20 lub 26 dni urlopu pracownika. Biorąc pod uwagę okoliczność, że urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego, należy względem niego stosować ogólne zasady dotyczące tego urlopu, z pewnymi jednak odrębnościami wynikającymi ze szczególnego charakteru w zakresie udzielania omawianej formy urlopu.
W zakresie należnego wymiaru urlopu na żądanie może pojawić się wątpliwość w sytuacji, w ramach której pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy. Biorąc pod uwagę fakt, że przepisy nie zawierają szczególnych regulacji w tym zakresie, przyjmuje się, że 4 dni urlopu na żądanie przysługują pracownikowi niezależnie od tego, czy pracuje w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy. Tym samym 4 dni urlopu na żądanie będą przysługiwały zarówno pracownikowi świadczącemu pracę w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku, jak i pracownikowi zatrudnionemu na część etatu, świadczącemu pracę np. wyłącznie w poniedziałki, środy i piątki.
WAŻNE!
Urlopu na żądanie udziela się w dniach, niezależnie od wymiaru czasu pracy, w jakim zatrudniony jest pracownik.
Problem z prawidłowym określeniem liczby dni urlopu na żądanie może się pojawić w przypadku, gdy pracownik świadczy pracę w równoważnym systemie czasu pracy. Powstaje pytanie – czy dzień urlopu na żądanie będzie wypełniał taką liczbę godzin urlopu, jaką pracownik miał zaplanowaną na dany dzień, i co w przypadku, gdy pracownik wykorzystując mniej niż 4 dni urlopu na żądanie, wykorzysta 32 godziny urlopu wypoczynkowego?
Niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy, urlopu udziela się na dni pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Powyższa zasada dotyczy nie tylko urlopów „planowanych”, ale również urlopów na żądanie. W praktyce oznacza to, że jeden dzień urlopu na żądanie pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym może w zależności od jego rozkładu czasu pracy odpowiadać przykładowo 4, 6, 8 lub nawet 12 godzinom z puli urlopowej.
Podobna sytuacja w zakresie oceny liczby dni przysługującego urlopu na żądanie będzie miała miejsce w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Należy pamiętać, że łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni. Powyższa zasada obowiązuje niezależnie od tego, z iloma pracodawcami w ciągu roku pracownika będzie wiązał stosunek pracy.
Urlop na żądanie – termin zgłoszenia żądania
Sposób uregulowania instytucji urlopu na żądanie może powodować w praktyce liczne wątpliwości w zakresie prawidłowego stosowania tej szczególnej formuły urlopu. Problemem, który wymaga wyjaśnienia, jest określenie czasu, w jakim pracownik ma możliwość złożenia prawnie skutecznego oświadczenia, z którego wynika zamiar skorzystania z urlopu na żądanie.
Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Powyższa reguła wynikająca z przepisów jest niestety mało precyzyjna i nie odpowiada potrzebom praktyki. Nie zawiera bowiem jednoznacznego określenia w zakresie ostatecznego terminu złożenia wniosku w sprawie udzielenia urlopu na żądanie. Kodeks pracy nie rozstrzyga, czy przez pojęcie „dzień” należy rozumieć dzień w znaczeniu kalendarzowym, rozumianym potocznie, czy może chodzi tutaj o węższą interpretację dnia w kontekście przepisów o dobie pracowniczej.
Wbrew pozorom ustalenie powyższego problemu ma kluczowe znaczenie praktyczne – szczególnie w stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie pracy zmianowej, w tym świadczących pracę w porze nocnej, gdzie jak wiadomo praca jest świadczona na przełomie dni w znaczeniu kalendarzowym (potocznym).
Odnosząc się do powyższych wątpliwości należy w pierwszej kolejności wskazać, że definicja doby pracowniczej nie pokrywa się, a ściślej mówiąc nie musi pokrywać się z definicją doby w znaczeniu kalendarzowym (astronomicznym). Na gruncie prawa pracy doba to przedział czasu rozumiany jako 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Doba pracownicza pracownika, który rozpoczyna świadczenie pracy o godzinie 12.00 w południe, nie będzie pokrywała się z dobą w znaczeniu kalendarzowym. Początek doby pracowniczej w powyższym przypadku będzie wypadał dokładnie w połowie doby w znaczeniu kalendarzowym.
Pojęcie doby pracowniczej, rozumianej jako kolejne 24 godziny poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę, ma zastosowanie do celów związanych z rozliczaniem czasu pracy, a nie na potrzeby określenia dopuszczalnego przedziału czasu, w którym pracownik ma prawo złożyć skuteczny wniosek w sprawie urlopu na żądanie. W przeciwnym razie przepis Kodeksu pracy wskazywałby na obowiązek zgłoszenia żądania w sprawie udzielenia urlopu najpóźniej w dobie pracowniczej – np. poprzedzającej dobę, w której pracownik będzie korzystał z urlopu.
Odwołując się do wynikającego z Kodeksu pracy określenia „dzień rozpoczęcia urlopu” jako granicznego czasu zgłaszania żądania należy wskazać, że wykształciło się kilka poglądów na właściwą ocenę terminu, w którym pracownik może złożyć żądanie w sprawie urlopu:
- pracownik może zgłosić swoje żądanie do końca dnia urlopowego – albo do końca dnia kalendarzowego (w przypadku pracy mieszczącej się w ramach doby astronomicznej), albo do końca doby pracowniczej w rozumieniu art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy (w przypadku pracy w rozkładzie czasu pracy przewidującym pracę na przełomie doby astronomicznej);
- zgłoszenie wniosku urlopowego może nastąpić do końca dniówki roboczej, rozumianej jako godziny pracy pracownika zgłaszającego wniosek w dniu zgłoszenia tego wniosku;
- wniosek urlopowy powinien być złożony w dniu rozpoczęcia urlopu najpóźniej w tych godzinach, w których pracodawca w ramach obowiązującej u niego organizacji pracy może poprzez osoby uprawnione przyjąć wniosek o udzielenie urlopu, a następnie go udzielić, wniosek o udzielenie urlopu na żądanie może zostać zgłoszony najpóźniej w dniu kalendarzowym, w którym urlop ma się rozpocząć, ale przed godziną, w której pracownik powinien rozpocząć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Uwzględniając powyższe koncepcje w zakresie dopuszczalnego okresu, w którym pracownik może zgłosić żądanie w sprawie udzielenia urlopu, warto odwołać się do wyroku Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23–24/346), w którym sąd uznał, że wniosek o udzielenie urlopu „na żądanie” powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.
W uzasadnieniu do powyższego wyroku Sąd Najwyższy doprecyzował kwestię czasu, w jakim pracownik powinien najpóźniej złożyć wniosek o udzielenie urlopu na żądanie podkreślając, że powinno to nastąpić w takich godzinach, w których pracodawca poprzez osoby uprawnione może takiego urlopu udzielić, nawet w sytuacji gdy praca wykonywana jest całodobowo, a pracodawca nie zapewnia całodobowej obecności w pracy osób, które mogą podjąć decyzję o udzieleniu urlopu.
Uwzględniając obowiązek dbałości pracownika o dobro zakładu pracy (który również przekłada się na kwestie organizacyjne) można uznać, że informacja w sprawie potrzeby skorzystania z urlopu na żądanie powinna być przekazana niezwłocznie, jak tylko pracownik uzna, że skorzystanie z urlopu będzie niezbędne. Pozwoli to pracodawcy na podjęcie szybkich działań organizacyjnych, które zapewnią zachowanie prawidłowej organizacji pracy. Im szybciej pracownik przekaże pracodawcy informację w sprawie zamiaru korzystania z urlopu na żądanie, tym większa szansa na udzielenie tego urlopu przez pracodawcę.
Niestety nie można wykluczyć sytuacji, wynikającej z nadzwyczajnych przeszkód czy siły wyższej, kiedy to pracownik nie będzie miał możliwości zgłoszenia urlopu na żądanie zgodnie z zasadą wynikającą z Kodeksu pracy. W takim przypadku pracodawca rozważając kwestie dyscyplinowania pracownika w sprawie naruszenia przepisu określającego czas zgłoszenia wniosku w sprawie urlopu na żądanie, powinien uwzględnić okoliczności, na które pracownik nie miał wpływu.
Artykuł pochodzi z książki:
Urlopy wypoczynkowe. Udzielanie, ustalanie wymiaru i rozliczanie wynagrodzenia
Autorzy
Sebastian Kryczka
Specjalista z zakresu prawa pracy
Mariusz Pigulski
Specjalista z zakresu kadr i płac