Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego – co warto wiedzieć i jakie koszty odwołania lub przesunięcia urlopu należy wziąć pod uwagę?

Odwołanie pracownika z urlopu – co mówi o tym Kodeks pracy?

Przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego z przyczyn dotyczących pracodawcy, gdy:

• zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,
• obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna.

Chodzi tu np. o: awarię urządzenia, chorobę osoby zastępującej pracownika, kontrolę zewnętrzną, ważne spotkanie z klientem, które wcześniej nie było zaplanowane. Decyzja pracodawcy o odwołaniu z urlopu jest dla pracownika poleceniem służbowym. Pracownik ma obowiązek podporządkować się tej decyzji bez względu na własną opinię. Niewykonanie polecenia pracodawca może uznać za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Za niewykonanie tego polecenia pracodawca ma prawo zwolnić pracownika z pracy. Może zastosować w tym przypadku rozwiązanie umowy zarówno za wypowiedzeniem, jak i bez wypowiedzenia.

Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego jest w praktyce często utrudnione. Pracodawca nie może bowiem żądać podania przez pracownika numeru telefonu, pod którym będzie dostępny w czasie urlopu. Jedynie w przypadku pracowników, którzy zajmują w firmie kierownicze stanowiska czy pełnią strategiczne funkcje, można wprowadzić w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązek podania numeru telefonu, pod którym osoby te będą dostępne w czasie urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca nie może również żądać od pracowników odbierania telefonów służbowych na urlopie wypoczynkowym. Może jednak ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązek odbierania połączeń przychodzących na telefon służbowy. Obowiązek ten może dotyczyć tylko pracowników kluczowych dla firmy lub niezbędnych w razie awarii.

Przesunięcie terminu urlopu – kiedy jest możliwe i na jakich zasadach?

Tylko w wyjątkowych przypadkach, uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, może nastąpić przesunięcie terminu urlopu uwzględnionego w planie urlopów lub uzgodnionego z pracownikiem.

Mimo że inicjatywę dotyczącą przesunięcia terminu urlopu może zgłosić zarówno pracodawca, jak i pracownik, ostateczną decyzję w tym zakresie zawsze podejmuje pracodawca. Jeśli występują okoliczności uzasadniające przesunięcie urlopu wypoczynkowego na inny termin, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w uzgodnionym z nim terminie.

W niektórych przypadkach przesunięcie urlopu jest obowiązkowe. Dotyczy to przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy, w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby;
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy;
• urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy, również inna niż wyżej wymienione, zobowiązuje pracodawcę do przesunięcia terminu urlopu (art. 165 Kodeksu pracy). Inne przyczyny usprawiedliwiające, powodujące obowiązek przesunięcia nierozpoczętego urlopu, to np. konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny (w okresie, w którym pracownik ma prawo do zasiłku opiekuńczego), tymczasowe aresztowanie pracownika lub odbywanie przez niego kary pozbawienia wolności.

Bezpośrednio po urlopie macierzyńskim pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu wypoczynkowego w pełnym należnym wymiarze nie tylko uprawnionej pracownicy, ale też wychowującemu dziecko pracownikowi - ojcu lub pracownikowi - innemu członkowi najbliższej rodziny. Jeżeli pracownik, o którym mowa wyżej, korzystający z urlopu macierzyńskiego nie wnosi o podział urlopu, powinien on zostać udzielony mu w całości.

Zwrot kosztów odwołania i przesunięcia urlopu pracownika

Przepisy dotyczące odwołania z urlopu wyraźnie wskazują, że pracodawca musi pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go przez pracodawcę z urlopu (art. 167 § 2 Kodeksu pracy). W praktyce przyjmuje się, że na zasadzie analogii dopuszczalne jest stosowanie wskazanych regulacji również w razie przesunięcia terminu urlopu. Takie stanowisko potwierdza zasada wyrażona w art. 117 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którą pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy.

Przepisy nie precyzują definicji kosztów odwołania czy przesunięcia urlopu pracownika. W praktyce za bezpośrednio związane z odwołaniem pracownika z urlopu uznaje się przede wszystkim wydatki poniesione na:

• wykupiony wcześniej przez pracownika pobyt w hotelu, ośrodku wypoczynkowym, kwaterze prywatnej itp., wraz z opłaconym wcześniej wyżywieniem – w części, w jakiej pracownik nie mógł skorzystać z tych świadczeń z powodu odwołania go z urlopu (jeżeli nie przysługuje mu zwrot tych kosztów od organizatora wypoczynku);
• wykupione wcześniej i zaplanowane do odbycia podczas urlopu: wycieczki, imprezy kulturalne, rozrywkowe i rekreacyjne (np. bilety na koncert, wynajem żaglówki), w których pracownik nie wziął udziału wskutek odwołania go z urlopu (jeżeli nie przysługuje mu zwrot tych kosztów od organizatora atrakcji);
• podróż powrotną z miejsca, w którym pracownik spędzał urlop (koszty biletów lotniczych, przejazdu pociągiem, autobusem, samochodem);
• zakup biletów z zaplanowaną wcześniej datą powrotu z wczasów, mieszczącą się w uzgodnionym z pracodawcą pierwotnym terminie zakończenia urlopu (jeżeli nie ma możliwości ich zwrotu),
• noclegi w drodze powrotnej z urlopu.

Wydatki te muszą pozostawać w bezpośrednim związku z odwołaniem pracownika z urlopu wypoczynkowego. Takiego bezpośredniego związku nie mają np. wydatki poniesione przez pracownika na zakup sprzętu sportowego lub turystycznego, których pracodawca nie ma obowiązku zwracać.

Jeżeli pracownik przebywa na urlopie z rodziną, to w razie odwołania go z urlopu (gdy rodzina nie ma możliwości kontynuowania wypoczynku bez pracownika, np. ze względu na niepełnosprawność jego małżonka/partnera lub samotne wychowywanie małoletnich dzieci), pracodawca powinien zwrócić również koszty związane z powrotem członków najbliższej rodziny pracownika (zwłaszcza małżonka i dzieci).

Aby pracodawca mógł ustalić rzeczywiste koszty odwołania pracownika z urlopu, zatrudniony powinien przedstawić mu dowody potwierdzające ich poniesienie. Wydatki, jakie poniósł pracownik, powinny być udokumentowane fakturami z hotelu, ośrodka wypoczynkowego, biura podróży, rachunkami lub biletami dokumentującymi koszty przejazdów. Pracownik powinien także zadbać o oświadczenie, np. od organizatora wycieczki lub wypoczynku, że wpłacona kwota nie podlega zwrotowi w razie przerwania w nich uczestnictwa lub wycofania się uczestnika po danym terminie. Pracownik powinien je dołączyć do składanego pracodawcy wniosku o zwrot kosztów poniesionych w związku z odwołaniem z urlopu.

Artykuł pochodzi z książki:
Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami

Autor
Mariusz Pigulski

Specjalista w zakresie kadr i płac. Autor licznych opracowań i publikacji z zakresu kadr, rozliczania wynagrodzeń, składek ZUS oraz podatku.

Opracowanie materiału
Bożena Goliszewska-Chojdak, redaktor INFOR PL