Rodzaje podpisów elektronicznych stosowanych w dokumentacji pracowniczej

Rodzaje podpisów elektronicznych – definicje

• Podpis zaufany jest podpisem używanym w kontaktach on-line z urzędami. To produkt niekomercyjny, jest bezpłatny, a jego okres ważności wynosi 3 lata.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis, który jest równoznaczny z podpisem odręcznym. Jest to produkt płatny dostarczany przez certyfikowanych dostawców na terenie całej Unii Europejskiej.
• Certyfikat jest okresowy (np. rok lub 2 lata) i wymaga dla swojej ważności odpłatności i przedłużania. Można za jego pomocą podpisywać dokumenty także w relacjach prawno-prywatnych.
• Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny. Jest on bezpłatny i możliwy do uzyskania poprzez e-dowód osobisty.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik pieczątki firmowej, zawierający dane przedsiębiorstwa. Wydawany jest dla osoby prawnej, a nie osoby fizycznej.

Rozporządzenie przewiduje, że dokument papierowy dołączany do e-teczki można podpisać tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Należy jednak pamiętać, że nie można wymagać od pracownika posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeżeli pracownik kadr miałby podpisywać dokumenty przenoszone do e-teczki podpisem elektronicznym, to jest to jego narzędzie pracy, które powinno zostać mu sfinansowane przez pracodawcę.

Jeżeli używany jest podpis elektroniczny, to osoba posługująca się nim powinna posiadać odpowiednie upoważnienie do reprezentowania pracodawcy przy tej czynności. Co ważne, taki podpis nie oznacza złożenia oświadczenia woli w imieniu osoby jej składającej. Jest to rodzaj potwierdzenia zgodności dokumentu cyfrowego z oryginalnym dokumentem w formie papierowej.

Jeżeli dokument opatrywany jest pieczęcią elektroniczną, to jest to czynność wykonywana w imieniu pracodawcy (jako osoby prawnej).

Podpisywanie (podpisem lub pieczęcią) należy zastosować wobec każdego skanowanego dokumentu indywidualnie. Może to być czasochłonne, bo większość narzędzi do podpisu nie pozwala na grupowe podpisywanie dokumentów. Są jednak narzędzia, które to umożliwiają. Warto na to zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy podpisów lub pieczęci elektronicznych.

Jeżeli do zawarcia umowy o pracę doszło w formie mieszanej (czyli pracodawca podpisywał ją elektronicznie, a pracownik na papierze, bo nie posiadał podpisu elektronicznego), należy dołączyć do e-teczki obie postacie umowy – podpisaną odręcznie oraz podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

PRAKTYKA
Pracodawcy, korzystający z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, powinni każdorazowo rozważyć skorzystanie z dodatkowej funkcji LTV (Long Term Validation), umożliwiającej potwierdzenie certyfikatu w czasie dłuższym niż czas ważności certyfikatu. W przeciwnym razie dokument podpisany podpisem zawierającym certyfikat ważny w momencie składania podpisu nie traci co prawda ważności (nadal jest ważny w relacjach między stronami), jednak potwierdzenie podpisu po wygaśnięciu certyfikatu nie będzie możliwe, co może spowodować wiele praktycznych problemów.

Artykuł pochodzi z książki:
Dokumentacja pracownicza 2024

Autor
Praca zbiorowa