Sporządzanie umowy o pracę z cudzoziemcem

Zasadę tę stosuje się do dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzenia lub podania wynika z przepisów prawa (art. 7 ust. 1 i 3 ustawy o języku polskim). Zatem dokumenty z zakresu prawa pracy, a w szczególności umowy z zakresu prawa pracy, sporządza się w języku polskim. Jednak mogą być one sporządzone także w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę władającej tym językiem, jeśli osoba ta nie jest obywatelem polskim (art. 8 ust. 1 i 1b ustawy o języku polskim).

Dokumenty z zakresu prawa pracy mogą być też sporządzane w kilku wersjach językowych jednocześnie. W takiej sytuacji w razie rozbieżności w wersjach językowych wiążąca jest wersja w języku polskim (art. 8 ust. 1a ustawy o języku polskim). Obcojęzyczne wersje językowe nie muszą być sporządzane przez tłumacza przysięgłego.

Umowa o pracę z cudzoziemcem – o czym pamiętać

Zatrudniając pracownika cudzoziemca, należy podpisać z nim umowę o pracę. Taka umowa nie różni się zasadniczo od umowy o pracę zawieranej z obywatelem polskim. Umowę sporządza się w języku polskim, a jeśli nie jest to język zrozumiały dla cudzoziemca, to także w języku dla niego zrozumiałym. Umowę należy podpisać przed rozpoczęciem świadczenia pracy przez pracownika, nie później niż w dniu rozpoczęcia pracy, ale przed rozpoczęciem wykonywania czynności pracowniczych. W przypadku cudzoziemców, dla których występuje się o zezwolenie na pracę, przygotowuje się umowę z dużym wyprzedzeniem, często zapisując w jej treści, że data rozpoczęcia pracy może ulec zmianie, w przypadku przedłużenia procedury zezwoleniowej.

Umowę o pracę zawiera się zazwyczaj na czas określony równy okresowi, na jaki występuje się o zezwolenie na pracę. Chociaż można spotkać się z sytuacjami, kiedy umowa o pracę jest zawierana na okres dłuższy niż okres zezwolenia na pracę lub jest zawierana nawet na czas nieokreślony, mimo że jest to pierwsza umowa o pracę, a zezwolenie na pracę jest na 2 lata.

Umowę o pracę na czas określony lub na czas nieokreślony można poprzedzić umową na okres próbny, z tym że umowę na okres próbny zawiera się tylko raz. Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem, jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy (inne stanowisko, z innym zakresem obowiązków).

Klasyczny „model” zawierania umów o pracę wygląda w ten sposób, że zawiera się je w następującej kolejności:

• umowa na okres próbny na okres maksymalnie trzymiesięczny, który można przedłużyć w przypadku nieobecności pracownika;
• pierwsza umowa o pracę na czas określony;
• druga umowa o pracę na czas określony;
• trzecia umowa o pracę na czas określony;
• umowa na czas nieokreślony.

Można zawrzeć maksymalnie trzy umowy na czas określony, przy czym łączny okres trwania umów na czas określony (nie licząc umowy na okres próbny) nie może przekroczyć 33 miesięcy.

Elementy umowy o pracę z cudzoziemcem

• Wskazanie stron umowy (pracodawca i pracownik cudzoziemiec).
• Rodzaj umowy o pracę, stanowisko.
• Okres obowiązywania umowy.
• Wskazanie dnia rozpoczęcia pracy (np. z zastrzeżeniem dotyczącym dnia rozpoczęcia pracy i dopuszczalnym „przesunięciem” rozpoczęcia umowy o pracę w związku z ubieganiem się o zezwolenie na pracę, zob. wzór poniżej):
§1 POSTANOWIENIA OGÓLNE
Spółka niniejszym zatrudnia Pracownika na stanowisku Projektant Gier Komputerowych na czas określony od 1 lipca 2024 r. do 30 czerwca 2025 r., ale nie wcześniej niż po uzyskaniu wszystkich niezbędnych zezwoleń wynikających z prawa polskiego.
§1 GENERAL PROVISIONS
The Company hereby employs the Employee for the position of Designer Computer Games for a limited period from 1 July 2024 year to 30 June 2025 year, but not earlier than after obtaining of all necessary permits under Polish law.
• Stanowisko
• Wynagrodzenie ze wskazaniem jego składników i informacją o ich wysokości wraz określeniem, czy to kwota brutto czy netto.
• Waluta, w jakiej jest określone wynagrodzenie. Co do zasady jest to PLN, ale w umowach z cudzoziemcami często wskazuje się wynagrodzenie w walucie obcej, zazwyczaj w EUR lub USD.
• Wymiar czasu pracy.
• Inne warunki umowy o pracę.

Dodatkowe zapisy umowy o pracę z cudzoziemcem

• Zastrzeżenie, że umowa o pracę podlega prawu polskiemu.
• Wskazanie, że w przypadku rozbieżności między polską a drugą wersją językową (np. angielską) obowiązywać będzie polska wersja językowa.
• Zakres obowiązków, który może być wskazany w umowie o pracę, ale często jest to załącznik do umowy o pracę.
• Wskazanie obowiązującego w Polsce wymiaru godzin pracy, ponieważ w kraju pochodzenia cudzoziemca może obowiązywać inna obowiązująca liczba godzin pracy (ta deklaracja jest elementem informacji o warunkach zatrudnienia, ale nie ma przeciwwskazań, aby taką informację umieścić także w umowie o pracę).
• Wskazanie wymiaru urlopu wypoczynkowego, do którego ma prawo pracownik w Polsce (jest to obowiązkowy element informacji o warunkach zatrudnienia, ale może się także znaleźć w umowie o pracę).
• Określenie dodatkowych świadczeń, do których pracownik ma prawo (np. pakiet medyczny, karta sportowa, dodatkowe ubezpieczenie, karta lunchowa, bezpłatne prywatne przedszkola i szkoły dla dzieci, mieszkanie służbowe, samochód służbowy dla celów prywatnych, wsparcie prawne w sprawach urzędowych itd.).

Umowę o pracę sporządza się w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla pracodawcy i dla pracownika.

Umowę o pracę strony podpisują osobiście. Jeśli pracodawcę reprezentuje więcej niż jedna osoba i jest to reprezentacja łączna, to pracodawca podpisuje umowę zgodnie z reprezentacją (czyli np. umowę o pracę ze strony pracodawcy podpisują trzy osoby). Informacja o osobach reprezentujących pracodawcę znajduje się w KRS. Pracodawca, także w przypadku reprezentacji wieloosobowej, może wyznaczyć pełnomocnika do podpisywania umów o pracę lub do podpisania tylko jednej określonej umowy o pracę czy też do podpisywania umów o pracę dla pracowników konkretnego działu.

Pełnomocnik podpisuje umowę o pracę, przedstawiając pełnomocnictwo do podpisania umowy o pracę. Każda ze stron składa podpis tradycyjny (zwany „mokrym”) pod umową, a jeśli umowa o pracę zawiera więcej niż jedną stronę, to parafuje każdą ze stron.

Umowa o pracę może być też podpisana przez strony elektronicznie, jeśli strony dysponują podpisem kwalifikowanym. Dla celów uzyskania zezwolenia na pracę taką umowę należy wydrukować.

Artykuł pochodzi z książki:
Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia

Autorzy
Renata Guza-Kiliańska, Mariusz Makowski