Sygnalista w biurze rachunkowym – co warto wiedzieć?

25 września 2024 roku wejdą w życie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), która implementuje do polskiego systemu prawnego Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Z perspektywy biur rachunkowych, podobnie jak innych pracodawców, nowe regulacje wprowadzą wiele istotnych zmian i dodatkowych obowiązków.

Nowe przepisy ustawy o ochronie sygnalistów będą musieli stosować pracodawcy zarówno z sektora prywatnego jak i publicznego, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób. Limit ten nie będzie miał zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Biura rachunkowe będą zobowiązane wdrożyć nowe regulacje niezależnie od liczby zatrudnianych osób.

Sygnalista w biurze rachunkowym

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być:

• pracownik;
• pracownik tymczasowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca;
• prokurent;
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
• stażysta;
• wolontariusz;
• praktykant.

Zgodnie z przepisami ustawy, sygnalistą może być również osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która dokona zgłoszenia naruszeń prawa o jakich uzyskała informacje podczas procesu rekrutacji.

Ustawa nie wprowadza obowiązku dokonywania zgłoszeń. Każdy sygnalista będzie sam decydował, czy chce dokonać zgłoszenia czy nie – ale jeśli się na to zdecyduje, będzie chroniony.

Jeżeli pracodawca zastosuje wobec sygnalistów działania odwetowe, to będą oni mieli prawo dochodzenia odszkodowania. Wyniesie ono nie mniej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, czyli obecnie 7155,48 zł.

W związku z dokonaniem zgłoszenia przez sygnalistę, nie będzie go można pociągnąć do odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub np. odpowiedzialności za szkodę dotyczącą naruszenia praw innych osób. Chodzi w szczególności o prawa autorskie, przepisy o ochronie danych osobowych oraz obowiązek zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.

Ustawa o ochronie sygnalistów – jakie obowiązki będą miały biura rachunkowe?

Ustawa o ochronie sygnalistów zobowiązuje firmy do udostępnienia kanałów umożliwiających pracownikom poufne zgłaszanie naruszeń. Takie systemy sygnalizowania mają ułatwić diagnozowanie nieprawidłowości i pomóc eliminować niezgodne z prawem działania. Dlatego istotne będzie opracowanie procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i precyzyjne określenie zasad ich przyjmowania w firmie. Przepisy ustawy o sygnalistach określają szczegółowo elementy jakie powinna zawierać procedura.

Pracodawca musi zagwarantować, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Biura rachunkowe będą musiały prowadzić również rejestr zgłoszeń wewnętrznych, gdzie gromadzone będą dane sygnalisty, informacje o zgłoszeniu, a także o podjętych działaniach następczych. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze będą przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Jakie sankcje grożą za niewdrożenie regulacji o ochronie sygnalistów?

25 września 2024 roku zaczną obowiązywać przepisy ustawy dotyczący zgłoszeń wewnętrznych, ujawnienia publicznego oraz przepisy karne. Biura rachunkowe, podobnie jak inni pracodawcy, którzy nie wprowadzą w tym terminie nowych regulacji narażają się na odpowiedzialność karną.

Zgodnie z przepisami ustawy, uniemożliwianie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia naruszenia prawa będzie przestępstwem podlegającym grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Przestępstwami zagrożonymi karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności będą także działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą.

Za nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych w biurze rachunkowym lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawowych grozi kara grzywny.

Nowe przepisy wejdę w życie już za 3 miesiące tj. 25 września 2024 roku, za wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, dla których przewidziano termin 25 grudnia 2024 roku.

Autorka
Katarzyna Bogucka
Prawnik, redaktor INFORLEX, autorka publikacji z zakresu prawa podatkowego i prawa pracy