Zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, jak również łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy nie może przekroczyć 33 miesięcy (art. 25 1 § 1 Kodeksu pracy). Obowiązujące przepisy regulują również maksymalny limit w zakresie liczby umów na czas określony – te same strony mogą zawrzeć maksymalnie 3 takie umowy.
Uwzględniając dopuszczalny okres trwania umowy na okres próbny oraz umów na czas określony, należy wskazać, że pracownik u tego samego pracodawcy może być zatrudniony co do zasady na podstawie umów terminowych nawet przez 36 miesięcy (3 miesiące okresu próbnego + 33 miesiące zatrudnienia w ramach maksymalnie 3 umów na czas określony). Umowy na okres próbny, mimo że formalnie jest umową terminową, nie wlicza się do limitu umów na czas określony pod względem liczby umów i czasu ich trwania.
W praktyce może się zdarzyć, że strony uzgodnią w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony, że okres wykonywania pracy będzie dłuższy od pierwotnie umówionego okresu wykonywania pracy. W takim przypadku, zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami, takie uzgodnienie będzie uważane za zawarcie – od dnia następującego po dniu, w którym miało dojść do rozwiązania poprzedniej umowy – nowej umowy o pracę na czas określony.
Przepisy regulują również sytuację, w ramach której umówiony okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony przekracza dopuszczalny czas trwania takiej umowy (umów) wynoszący 33 miesiące. Wówczas należy przyjąć, że pracownik od dnia następnego po upływie 33 miesięcy terminowego zatrudnienia będzie zatrudniony z mocy prawa na podstawie umowy na czas nieokreślony. Ta sama zasada – automatycznego przekształcania umowy terminowej w bezterminową – będzie miała zastosowanie w przypadku, gdy strony przekroczą dopuszczalny limit 3 umów na czas określony (art. 251 § 3 Kodeksu pracy).
Warto zauważyć, że obecnie istnieje zasada automatycznej zmiany czwartej umowy na czas określony w umowę bezterminową niezależnie od tego, czy strony wykorzystały w tym czasie limit 33 miesięcy dopuszczalnego łącznego czasu trwania umów terminowych (na czas określony).
Kwestią nieuregulowaną w przepisach jest to, po jakim czasie od momentu rozwiązania stosunku pracy między tymi samymi stronami ponownie powstanie możliwość wykorzystania 3 umów na czas określony w łącznym wymiarze 33 miesięcy. Należy zatem uznać, że jest to w ogóle niedopuszczalne.
Brak limitów w zawieraniu umów na czas określony
Zgodnie z obowiązującymi zasadami dopuszczalny 33-miesięczny okres zatrudnienia pracownika na podstawie umów na czas określony oraz dopuszczalna liczba 3 takich umów nie dotyczą umów na czas określony zawieranych:
- w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
- w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
- w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.
Wyłączenie zastosowania wskazanych limitów trwania umów na czas określony oraz ich liczby w stosunku do wyżej wymienionych umów jest możliwe, gdy ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego zapotrzebowania o charakterze okresowym i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy (art. 251 § 4 Kodeksu pracy).
Umowa na zastępstwo
Potrzeba zastępstwa pracownika w trakcie jego usprawiedliwionej nieobecności wiąże się z koniecznością zatrudnienia zastępcy na czas określony. Tego rodzaju umowy nie podlegają ograniczeniom jak w przypadku typowych umów na czas określony.
Umowa na zastępstwo jest rodzajem umowy na czas określony. Zawiera się ją na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy i z reguły nie wiadomo, jak długo będzie trwała. Zawierając umowę na zastępstwo, trzeba zaznaczyć okres jej obowiązywania przez odniesienie do nieobecności zastępowanego pracownika, np. „umowa będzie zawarta na okres choroby pracownika działu księgowości”. Zdaniem UODO w umowie o pracę nie należy wpisywać natomiast imienia i nazwiska zastępowanego pracownika. Wpisywanie takich danych nie jest bowiem wymagane przez przepisy prawa pracy, a tym samym jest niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. W umowie na zastępstwo bezpieczniej jest nie podawać daty, do kiedy będzie trwała taka umowa. Wpisanie daty może spowodować, że umowa na zastępstwo zostanie uznana za zwykłą umowę na czas określony, której będą dotyczyły ograniczenia w liczbie i długości czasu trwania umowy.
Dopuszczalne jest zawieranie z tym samym pracownikiem kilku umów na zastępstwo. Można także zawrzeć umowę na zastępstwo za pracownika, który również był zatrudniony na zastępstwo i z usprawiedliwionych przyczyn jest nieobecny w pracy.
Umowa o pracę na zastępstwo rozwiązuje się w dniu powrotu zastępowanego pracownika do pracy.
Praca dorywcza i praca sezonowa
Kodeks pracy nie zawiera definicji pracy dorywczej. Powszechnie przyjmuje się, że taka praca jest pracą każdego rodzaju, która trwa krótki czas i nie ma powtarzalnego charakteru. Z punktu widzenia pracodawcy praca dorywcza daje możliwość elastycznego zwiększania lub zmniejszania zatrudnienia w zależności od dynamicznie zmieniających się potrzeb.
Przepisy nie definiują również pojęcia „praca sezonowa”, mimo że funkcjonuje ono w powszechnym użytku podobnie jak „pracownicy sezonowi”. Należy zatem odwołać się do dosłownego, powszechnego znaczenia słowa „sezonowy”, które jest elementem kluczowym, decydującym w praktyce o możliwości zaliczenia danej pracy do prac o charakterze sezonowym. Właśnie sezon, a ściślej mówiąc czas jego trwania, wyznacza maksymalną długość umowy terminowej z pracownikiem.
Umowa, której przedmiotem ma być świadczenie omawianego rodzaju pracy, jest więc zawierana maksymalnie na czas trwania sezonu, a zakresem jej pracy powinny być czynności związane z tzw. sezonowością.
Wykonywania pracy przez okres kadencji
Możliwość zatrudnienia pracowników bez limitu na okres kadencji nie obejmuje pracy działaczy związkowych, gdyż są oni zwalniani od wykonywania pracy zawodowej na okres kadencji do pełnienia funkcji związkowych. Regulacja ta dotyczy okresu wykonywania u pracodawcy kadencyjnej terminowej pracy.
Takie sytuacje są najczęściej związane z pracą w spółce prawa handlowego. Wówczas kadencja jest ściśle powiązana z wykonywaniem pracy na rzecz pracodawcy dokładnie w tym okresie.
Umowa na czas określony a wykazanie przez pracodawcę obiektywnych przyczyn leżących po jego stronie
Nadal budzącą najwięcej kontrowersji przesłanką dopuszczającą stosowanie nieograniczonych w liczbie i czasie umów na czas określony jest wykazanie przez pracodawcę obiektywnych przyczyn leżących po jego stronie, które uzasadniają zawieranie takich umów. Brak definicji czy choćby kryteriów pozwalających na zaliczenie takiego lub innego stanu faktycznego do tego typu sytuacji powoduje, że trudno będzie w praktyce zarówno uznać, jak i zakwestionować konkretne powody wskazane przez pracodawcę.
Nie zawsze będzie możliwe i usprawiedliwione odejście od przepisu limitującego liczbę umów na czas określony i czas ich trwania.
Jeżeli z powodu przedłużenia umowy na czas określony do dnia porodu nastąpi przekroczenie 33 miesięcy zatrudniania na podstawie takiej umowy lub pracodawca zawrze więcej niż 3 takie umowy, to nie dojdzie do przekształcenia umowy na czas określony w umowę bezterminową.
Zgodnie z obowiązującymi zasadami obowiązkiem pracodawcy jest zawiadomienie właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę na czas określony podyktowanej obiektywnymi przyczynami leżącymi po stronie pracodawcy, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia właśnie takiej umowy. Obowiązek informacyjny względem PIP powinien zostać wykonany w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia.
Należy zwrócić uwagę, że żaden przepis nie zobowiązuje PIP do dokonywania analiz i kwestionowania w ich wyniku zasadności nadsyłanych, umotywowanych informacji. Trzeba zatem uznać, że obowiązek nadsyłania zawiadomień w sprawie zawartych umów na czas określony wraz z uzasadnieniem jest kwestią formalną – zarówno po stronie pracodawcy, jak i PIP. Trzeba jednocześnie zwrócić uwagę, że przepis zobowiązuje pracodawcę do nadesłania zawiadomienia o zawarciu takiego rodzaju umowy wraz ze wskazaniem przyczyn jej zawarcia.
Uwzględniając fakt, że ustawodawca działał racjonalnie, i opierając się na dosłownym brzmieniu omawianej regulacji, należy uznać, że wskazany przepis w żadnym razie nie nakłada na pracodawcę obowiązku przesyłania kopii umowy. Czym innym jest bowiem umowa (lub jej kopia), a czym innym informacja o fakcie jej zawarcia.
Artykuł pochodzi z książki:
Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami
Autor
Praca zbiorowa