KSeF nie dla każdego od 1 lipca 2024 r.

Uzasadnienie
Choć od 1 lipca 2024 r. każdy czynny podatnik VAT będzie musiał wystawiać faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur (KSeF), to jednak ustawodawca przewidział grupy podatników, którzy dostali dodatkowe pół roku na oswojenie się z tym systemem. Do tej kategorii zalicza się: – podatników zwolnionych z VAT, – tych, którzy wystawiają faktury za pomocą kas rejestrujących (możliwość ta zostanie zlikwidowana od 2025 r.), – podmioty wystawiające faktury uproszczone (chodzi też o paragony uznawane za faktury uproszczone). Dodatkowe ograniczenie korzystania z KSef polega na tym, że nie wszystkie faktury będą wystawiane za jego pomocą. Chodzi o:

1. Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Jednak jeśli podmiot taki będzie świadczył usługę, której miejscem świadczenia będzie Polska, i to nabywca posiadający siedzibę w Polsce na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT będzie zobowiązany do rozliczenia podatku z tytułu usługi i jednocześnie w porozumieniu ze świadczeniodawcą przejmie obowiązek wystawiania faktur z tytułu świadczonej usługi na swoją rzecz, nabywca ten będzie miał obowiązek wystawiania takich faktur na podstawie ustawy o VAT, w tym faktur ustrukturyzowanych, przy użyciu KSeF. Dla podmiotu zagranicznego ustawodawca przewidział specjalny sposób uwierzytelnienia w KSeF, co umożliwi wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu sprzedawcy.
2. Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
3. Faktury wystawiane przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych OSS i IOSS, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach.
4. Faktury wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
5. Faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego do ustawy o  podatku od towarów i  usług. Na dzień oddania niniejszej publikacji do druku nie ma jeszcze rozporządzenia w sprawie przypadków odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF.

Z dostępnego projektu tego aktu prawnego wynika, że nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF podatnik świadczący usługi:

• przejazdu autostradą płatną, udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawionymi przez podatników uprawnionych do świadczenia tych usług;
• przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawionymi przez podatników uprawnionych do świadczenia tych usług;
• w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, w tym usługi objęte stawką podatku w wysokości 0, udokumentowane fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

Z praktycznego punktu widzenia dla podatników korzystna będzie zasada, zgodnie z którą nie ma obowiązku wystawiania faktury za pośrednictwem KSeF na rzecz konsumentów. Tutaj wciąż będzie obowiązywała reguła pozwalająca na wystawianie im takich dokumentów w wersji papierowej lub elektronicznej. Dostępne interpretacje wydane przez Ministerstwo Finansów potwierdzają, że tak będzie.

Uwagę warto zwrócić za to na to, że od 1 lipca 2024 r. uchylony zostanie art. 106k ustawy o VAT, który był podstawą do wystawiania not korygujących. Interpretuje się to w ten sposób, że faktury wystawiane zarówno w KSeF, jak i poza systemem nie będą mogły być korygowane za pomocą tego dokumentu. A to oznacza, że sprzedawca pragnący naprawić błąd na fakturze będzie to mógł zrobić jedynie wystawiając fakturę korygującą. Zmienią się także zasady dotyczące duplikatów faktur. Faktur ustrukturyzowanych wystawionych i dostarczonych za pomocą KSeF od 1 lipca 2024 r. nie będą już dotyczyły przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur. Co nie oznacza, że zostanie zlikwidowana, jak w przypadku not korygujących, możliwość wystawiania duplikatów faktur. Artykuł 106l ustawy o VAT zakłada, że od 1 lipca 2024 r., w przypadku gdy udostępniono nabywcy fakturę poza KSeF, a ulegnie ona zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy wciąż będzie mógł udostępnić ponownie ten dokument. Będzie on musiał być oznaczony kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze. Reguła ta będzie dotyczyć przypadków, gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,
• podczas awarii KSeF podatnik musiał wystawić fakturę poza systemem.

Ma to związek z faktem, że zostanie całkowicie zniesiony obowiązek wystawiania faktur papierowych lub „zwykłych” elektronicznych, dlatego ustawodawca dopuścił możliwość wystawiania duplikatów. Jeżeli faktura elektroniczna ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik:

• na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę lub
• wystawia ponownie fakturę zgodnie z  danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

Jeśli faktura w postaci papierowej zostanie zniszczeniu albo zaginie, podatnik wystawia ponownie fakturę:

• na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika lub
• zgodnie z  danymi zawartymi na fakturze będącej w  posiadaniu nabywcy.

Po raz kolejny wystawiony dokument będzie musiał zawierać datę wystawienia i może zawierać wyraz „DUPLIKAT”.

Poza KSeF będą musiały być wystawiane dokumenty znane pod nazwą faktura proforma, które są podstawą do zapłaty. Dla podatników kluczowe znaczenie ma procedura postępowania w razie awarii KSeF. Dotyczy to zwłaszcza tych, który albo nie będą mogli, albo nie będą chcieli wstrzymać się z wystawieniem faktury do czasu aż system ten zacznie bezawaryjnie działać. Ustawodawca uregulował te kwestie w art. 106nf ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnik wystawia faktury w  postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym przez MF. Jednak możliwe to będzie tylko w przypadku awarii, o której powiadomi MF w komunikacie w BIP na jego stronie lub za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. Taki komunikat musi podać datę, do kiedy KSeF nie będzie działał. Istotny będzie też następny komunikat odwołujący awarię.

W tej procedurze warto zwrócić uwagę na to, że podatnik nie będzie mógł wystawiać faktur w dowolnym formacie, tak jest to w stanie prawnym obowiązującym w  2023 r., ale zgodnie ze strukturą ogłoszoną przez MF. Dzieje się tak, bo przepisy przewidują, że po zakończeniu awarii taka faktura będzie jednak udostępniana w KSeF. Powinno to nastąpić w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii. Na podatniku będzie ciążył obowiązek przesłania do KSeF wystawionych w czasie awarii faktur w celu przydzielenia im numerów identyfikujących te dokumenty w systemie. Jeśli w tym czasie zdarzy się kolejna awaria KSeF, termin ten będzie liczony od dnia zakończenia tej kolejnej awarii, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej kolejnej awarii. Dla podatników istotne jest to, że za datę wystawienia takiej faktury będzie się uznawało datę faktycznego jej wystawienia, wskazaną przez podatnika na tym dokumencie.

Podstawa prawna

• 106k, 106l, 106nf ustawy z  11.04.2004 r. o  podatku od towarów i  usług – Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.

Artykuł pochodzi z książki:
Podatki 2024. Najnowsze zmiany i aktualne problemy ze stosowaniem obowiązujących przepisów

Autor
Grzegorz Ziółkowski
Prawnik, doradca podatkowy z wieloletnim doświadczeniem, właściciel biura rachunkowego, który pracował także w dziale kontroli organów podatkowych. Udzielił kilkuset odpowiedzi na pytania dotyczące podatków dochodowych. Napisał również wiele artykułów, komentarzy oraz poradników z zakresu podatków. W Wydawnictwie INFOR jest znanym i cenionym autorem, m.in. w „Monitorze Księgowego”.