W czasie globalizacji i rozwoju technologii pracodawcy coraz częściej muszą stawić czoło nowym wyzwaniom związanym z zarządzaniem pracownikami pracującymi zdalnie poza granicami kraju. Przygotowanie do wdrożenia workation w firmie należy rozpocząć od kwestii różnic w przepisach prawa w zakresie pracy zdalnej i workation. A te są zasadnicze.
Praca zdalna w Polsce jest uregulowana w Kodeksie pracy oraz w ustawie o pracy zdalnej, która weszła w życie w ramach tarczy antykryzysowej na skutek pandemii COVID-19. Nie ma zaś bezpośredniej regulacji dotyczącej workation, dlatego planując wdrożenie, należy się opierać na przepisach dotyczących pracy zdalnej oraz delegowania pracowników za granicę.
Praca zdalna – definicja i regulacja prawna
Praca zdalna w Polsce jest uregulowana w Kodeksie pracy oraz w ustawie o pracy zdalnej, która weszła w życie w ramach tarczy antykryzysowej na skutek pandemii COVID-19. Zgodnie z definicją praca zdalna polega na wykonywaniu obowiązków służbowych poza siedzibą pracodawcy, najczęściej w domu pracownika, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Workation – definicja i brak bezpośredniej regulacji prawnej
Workation to pojęcie, które łączy pracę (work) i wakacje (vacation). W praktyce oznacza to, że pracownik wykonuje swoje obowiązki zawodowe podczas pobytu w innym kraju lub regionie, często w miejscu atrakcyjnym turystycznie. W polskim prawie pracy nie ma bezpośredniej regulacji dotyczącej workation, dlatego należy się opierać na przepisach dotyczących pracy zdalnej oraz delegowania pracowników za granicę.
Workation – działania zgodnie z prawem
Wdrożenie workation w firmie może być świetnym sposobem na zwiększenie zaangażowania i satysfakcji pracowników, ważne, aby uwzględnić w nim niezbędne wymogi prawne. W tym celu należy wziąć pod uwagę następujące elementy:
Miejsce pracy
Skoro praca wykonywana jest z miejsca innego niż stałe miejsce zamieszkania, często w kraju innym niż kraj siedziby pracodawcy, warto opracować adekwatną politykę pracy zdalnej/workation, uwzględniającą aspekty transgraniczne, takie jak kwestie podatkowe, ubezpieczeniowe i prawo pracy.
Forma zatrudnienia
Workation może być realizowane na podstawie umowy o pracę lub innej formy zatrudnienia, która umożliwia wykonywanie pracy zdalnej. Pracodawcy muszą zwrócić uwagę na konieczność dostosowania umów o pracę do nowych warunków pracy zdalnej
Treść umowy o pracę
Umowa powinna zawierać postanowienia dotyczące miejsca wykonywania pracy, godzin pracy oraz obowiązków związanych z ochroną danych osobowych. Trzeba pamiętać, że zgodnie z polskim Kodeksem pracy pracownik pracujący zdalnie ma te same prawa i obowiązki co pracownik pracujący w siedzibie firmy. Obejmuje to prawo do wynagrodzenia, odpoczynku oraz urlopu.
Umowy o pracę powinny zawierać klauzule dotyczące pracy zdalnej, określające obowiązki i prawa obu stron, w tym procedury zgłaszania i rozliczania czasu pracy, a także wymagania dotyczące zachowania bezpieczeństwa danych, korzystania wyłącznie z prywatnych, szyfrowanych łączy internetowych, jak również obowiązkowe stosowanie filtrów prywatyzujących na ekranach laptopów i telefonów służbowych. Należy też zapewnić odpowiednie środki ochrony danych osobowych i firmowych zgodne z przepisami RODO oraz lokalnymi regulacjami.
Do istotnych kwestii z punktu widzenia pracodawcy należą klauzule związane z poufnością informacji, do których dostęp ma pracownik. Zawsze radzę, aby zarządzający docenili wartość tych klauzul w celu ochrony majątku przedsiębiorstwa. Należy bowiem dokładnie określić zakres informacji, jakie są w firmie traktowane jako strategiczne, poufne i których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Warto wprost w umowie o pracę wskazać, że informacje i dane należące do pracodawcy lub jego klientów mogą być wykorzystywane przez pracownika wyłącznie w celu prawidłowego świadczenia pracy.
Praca zdalna – obowiązki pracodawcy
Pracodawca musi zapewnić pracownikowi narzędzia pracy oraz może być zobowiązany do pokrycia dodatkowych kosztów związanych z pracą za granicą (np. koszty podróży, zakwaterowania, ubezpieczenia).
W przypadku workation mogą pojawić się dodatkowe koszty i obowiązki związane z delegowaniem pracownika za granicę, w szczególności podatki oraz kwestie wizowe. Pracodawcy powinni też zapewnić warunki pracy zdalnej zgodne z przepisami BHP oraz lokalnymi regulacjami kraju, w którym pracownik przebywa. Ponadto, o ile pracownik ma możliwość dostosowania swojego miejsca zamieszkania do zasad ergonomii, o tyle w pokoju hotelowym może napotkać pewne trudności. Pracodawca może wymagać bowiem oświadczenia, że warunki prac spełniają wymagania BHP, aby zminimalizować własne ryzyko w tym zakresie.
Praca zdalna – kontrola czasu pracy
Podobnie jak w przypadku pracy zdalnej pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez pracownika będącego za granicą. Monitoring czasu pracy może być realizowany za pomocą systemów elektronicznych, które rejestrują logowanie się pracownika do systemu oraz czas jego aktywności. Alternatywnie pracodawca może wymagać od pracownika przesyłania informacji o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu.
Czas pracy za granicą a rezydencja podatkowa
Pracodawcy muszą zwrócić uwagę na przepisy dotyczące rezydencji podatkowej pracownika. Praca zdalna w innym kraju może prowadzić do zmiany rezydencji podatkowej, co będzie wpływać na obowiązki podatkowe zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Aby zachować status polskiego rezydenta podatkowego, pracownik nie może spędzić więcej niż 183 dni w roku kalendarzowym w innym kraju.
Przekroczenie tego limitu może skutkować koniecznością zmiany rezydencji podatkowej i rozliczania podatków w kraju pobytu. Należy też sprawdzić, czy między Polską a krajem, w którym pracownik przebywa, istnieje umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania. Takie umowy mogą wpływać na sposób opodatkowania dochodów pracownika.
Szkolenie pracowników
Pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie zasad BHP, obowiązków wynikających z pracy zdalnej oraz procedur zgłaszania wypadków przy pracy.
Wiza i pozwolenie na pracę
W przypadku pracy zdalnej spoza UE pracodawcy muszą upewnić się, że pracownik posiada odpowiednie wizy oraz pozwolenia na pracę, jeśli są wymagane przez prawo kraju goszczącego.
Wypadki przy pracy
Jeśli wypadek przy pracy wydarzył się za granicą, przepisy dotyczące zgłaszania i postępowania powinny być zgodne z prawem kraju, w którym doszło do wypadku, jednak odpowiedzialność za wypadek i związane z nim świadczenia reguluje system ubezpieczeń społecznych kraju, w którym pracownik jest ubezpieczony – w tym przypadku ZUS. Wymogiem jest jednak, by pracownik posiadał ważny formularz A1.0.
Porozumienie UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej
ZUS w 2023 r. przystąpił do Porozumienia UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej[1],[2], co ma istotne konsekwencje dla pracodawców. Porozumienie to ułatwia pracownikom pracę zdalną z innego kraju UE bez konieczności zmiany miejsca ubezpieczenia społecznego. Co do zasady pracownik może pracować zdalnie w innym kraju UE do 24 miesięcy, zachowując ubezpieczenie w polskim systemie zabezpieczenia społecznego. Po upływie tego czasu może być konieczne przeniesienie ubezpieczenia do systemu kraju pobytu.
Telepraca transgraniczna w rozumieniu wspomnianego porozumienia oznacza pracę zdalną (telepracę) wykonywaną z państwa zamieszkania przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem pracy pracodawcy, którego siedziba znajduje się w państwie innym niż państwo zamieszkania. Dzięki porozumieniu ustalono ustawodawstwo właściwego państwa siedziby pracodawcy, pomimo wykonywania w państwie zamieszkania znacznej części pracy. Tym samym po spełnieniu odpowiednich warunków porozumienie umożliwia zastosowanie wyjątku względem art. 13 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 883/20041.
Porozumienie dotyczy pracowników, którzy wykonują pracę w różnych państwach członkowskich, lecz mających pracodawcę lub pracodawców w państwie członkowskim innym niż ich państwo zamieszkania. Wymogiem jest jednak wykonywanie części pracy w państwie zamieszkania w formie telepracy transgranicznej w wymiarze co najmniej 25 proc., ale poniżej 50 proc. całkowitego czasu pracy.
Porozumienie nie obejmuje jednak osób:
- wykonujących w państwie zamieszkania aktywność inną niż telepraca transgraniczna (np. jednocześnie pracujących tam stacjonarnie) lub
- wykonujących aktywność w państwie innym niż państwo zamieszkania i państwo siedziby (tj. gdy zaangażowane jest jeszcze inne państwo) albo
- prowadzących działalność na własny rachunek.
Co powinien zrobić pracownik w celu zastosowania polskiego ustawodawstwa?
- Wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem US-36 za pośrednictwem portalu PUE ZUS lub w formie papierowej. Wniosek będzie rozpatrywany przez Oddział ZUS w Kielcach.
- Zgodnie z informacjami dostępnymi na stronie ZUS[3] , w kratce dotyczącej powodu złożenia wniosku US-36 powinien zaznaczyć „Inny” i następnie jako podstawę wystąpienia z wnioskiem wpisać: „porozumienie ws. telepracy”. Tam też należy podać informację o wymiarze telepracy wykonywanej w państwie zamieszkania oraz ewentualnej innej aktywności wykonywanej w tym państwie.
- Do wniosku US-36 załączyć umowę, na podstawie której praca jest wykonywana za granicą.
Praca zdalna – obowiązki pracodawcy
Przede wszystkim pamiętać należy, że osoba zainteresowana może zostać objęta zakresem porozumienia, jeśli miejsce jej zamieszkania znajduje się w państwie, które również przystąpiło do porozumienia ramowego. Jednocześnie siedziba pracodawcy tej osoby musi znajdować się w jednym z pozostałych państw, które podpisały porozumienie.
W przypadku, gdy pracownik planujący transgraniczną pracę zdalną, spełnia warunki określone porozumieniem, pracodawca składa wniosek US-34, który dostępny jest za pośrednictwem portalu PUE ZUS. Wniosek będzie obsługiwany przez oddział ZUS właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy.
Pracodawcy muszą bowiem zgłosić pracowników pracujących zdalnie za granicą do ZUS. Konieczne jest uzyskanie odpowiednich dokumentów potwierdzających, że pracownik nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. W tym celu należy uzyskać i złożyć odpowiednie dokumenty.
Formularz A1
To podstawowy dokument potwierdzający, że pracownik jest ubezpieczony w Polsce, nawet jeśli wykonuje pracę w innym kraju UE. Formularz A1 wydawany jest przez ZUS na wniosek pracodawcy lub pracownika. Wniosek o wydanie formularza A1 można złożyć poprzez platformę PUE ZUS.
Wniosek o wydanie formularza A1
Formularz wniosku o wydanie zaświadczenia A1 dostępny jest na stronie ZUS. Należy wypełnić i dostarczyć do ZUS wraz z informacją o okresie i kraju, w którym praca zdalna będzie wykonywana.
Dokumentacja związana z zatrudnieniem
Pracodawca może być zobowiązany do przedstawienia dodatkowej dokumentacji, takiej jak umowa o pracę, zakres obowiązków, harmonogram pracy czy inne dokumenty potwierdzające charakter i miejsce wykonywania pracy.
Workation – korzystne rozwiązanie dla pracowników i pracodawców
Workation może być korzystnym rozwiązaniem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, pod warunkiem że zostaną spełnione wszystkie wymogi prawne i organizacyjne. Zrozumienie obowiązków wynikających z Porozumienia UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej oraz przygotowanie odpowiednich procedur i polityk może zapewnić płynne i zgodne z prawem funkcjonowanie pracy zdalnej z innego kraju. Pracodawcy powinni być świadomi tych wymogów i odpowiednio przygotowani na współpracę z pracownikami korzystającymi z workation. ©
[1] Porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej.
[2] Na stronie https://socialsecurity.belgium.be/en/internationally-active/cross-border-telework-eu-eea-and-switzerland publikowana jest lista państw sygnatariuszy, które podpisały porozumienie.
[3] https://www.zus.pl/-/porozumienie-ramowe-w-sprawie-stosowania-art.-16-ust.-1-rozporządzenia-we-nr-883/2004-w-przypadkach-zwyczajowej-telepracy-transgranicznej-oraz-telepraca-jako-delegowanie-lub-praca-w-kilku-państwach
Artykuł pochodzi z czasopisma:
Personel i Zarządzanie 7-8/2024
Autorka
Małgorzata Krzyżowska
Adwokat, partner w kancelarii prawnej Aliant® Krzyżowska